Бытует мнение, что женщина-секретарь – это «девочка на побегушках». Что же касается секретарей, от них тоже довольно часто можно услышать жалобы о том, что их работа совсем не заметна, потому и относятся к ним многие неуважительно. Как же изменить это? Необходимо доказать, что должность секретаря – это незаменимая должность.

Вот несколько советов:

Приветствие и последующие фразы:
В первую очередь, нужно тщательно следить за тем, что вы говорите.
Следует запомнить, что многие склонны судить о людях по первому сложившемуся впечатлению. Поэтому, любой посетитель, вошедший в приемную офиса должен слышать фразы не «Чем я могу быть вам полезна?» и не «Чем я могу вам помочь?» (такие фразы больше подойдут обслуживающему персоналу), а для начала вы должны представиться «Добрый день, я - ФИО, секретарь директора». Фраза должна звучать не услужливо, но вежливо. Постарайтесь отрепетировать ее заранее. Следите за интонацией и голосом.

Сегодня, позвонив в любой из офисов города, можно услышать сухой, монотонный голос. Складывается впечатление, что на другом конце провода не человек, а робот. Этого быть не должно. Профессионализм в первую очередь заключается в правильном и индивидуальном подходе к каждому клиенту. Заставьте почувствовать вашего клиента заботу о нем и вашу заинтересованность в его просьбах. Но не в коем случае не то, что вы чувствуете себя ниже этого человека.

Что же еще касается телефонных переговоров, никогда не начинайте их с таких фраз, как «Вас беспокоят из компании …» Подобного рода фразы звучат унизительно. Помните, что вы являетесь не просителем, а равноправным партнером.

Следует так же научиться давать вежливый отказ. Любой отрицательный ответ должен быть дан с убедительными разъяснениями.

Осанка и походка:
Никогда не забывайте следить за своей осанкой, походкой и жестами. Ваши движения должны говорить о том, что вы уверенны в себе и в том, что вы говорите. Не суетитесь. Суета приводит к волнению и нервозности, а это демонстрирует вас в невыгодном для вас свете.

Ваша походка и позы, которые вы принимаете в течении рабочего дня во многом зависят от вашей осанки. Для того, что бы снимать напряжение, повторяйте простое, но эффективное упражнение: поднимите ваши плечи вверх (не втягивая при этом голову), после верните их в нормальное положение, а затем опустите вниз. Расслабьтесь. Повторяйте упражнение несколько раз. Это снимет ваше напряжение и улучшит осанку.

«Встречают по одежке…»
Не забывайте о том, что внешний вид человека о многом говорит.
Внешний вид секретаря должен показывать не ветреную девушку, а говорить о том, что вы – надежный, серьезный сотрудник, на которого можно спокойно положиться.

Не стоит наряжаться в яркую одежду. Длинна юбки не должна быть выше колена. А о декольте, демонстрирующем все ваши прелести лучше и вовсе позабыть.
Знаменитая модельер Эдит Хэд (Edith Head) сказала: «Одежда женщины должна быть достаточно облегающей, чтобы показать, что вы - женщина, и достаточно свободной, чтобы показать, что вы – леди».

Помните, речь ведется о вашем деловом костюме, который не должен допускать двусмысленных толкований.

Организация рабочего места:
Ваше рабочее место должно быть уютным, но официальным. Ничего лишнего на вашем столе присутствовать не должно. Тем более на столе ничего не должно быть из предметов косметики. Не забывайте о том, что вы не в салоне красоты, а на рабочем месте. Загромождать рабочее пространство вашего стола всевозможными личными сувенирами так же не стоит. Присутствие аккуратности во всем обязательно!

Личностные качества:
Секретарь-профессионал должен обладать определенными личностными качествами, такими, как терпение, эмоциональная сдержанность в любых ситуациях, организованность во всем и самое немаловажное – ответственность. Не пренебрегайте мелочами. Настоящий профессионал знает: из мелочей складывается абсолютно все.

Относитесь с уважением к своей должности! Если вы сами несерьезно относитесь к своей работе, к ней несерьезно будут относиться и остальные.

Желаем Вам успехов на работе!

Как же сильно всё изменилось за довольно короткое время. Ещё совсем недавно призванием женщины было создавать домашний уют, стирать, убирать, готовить, заботиться о детях и семейном очаге, в то время как к мужским обязанностям можно было отнести материальные заботы (карьера), вождение, и возвращение домой опустошенным. Теперь же всё как-то странно меняется местами, даже не меняется, а все решили дружно заниматься карьерой, а воспитание детей переложить на плечи, в лучшем случае, дедушек и бабушек, а в худшем бестолковых хитрых и корыстных нянечек.

Но скажите пожалуйста, что мешает женщине организовать свой рабочий день так, чтобы успеть всё: и убрать, и постирать, и приготовить, да ещё и успеть заняться своей карьерой и личностным ростом? Ответ прост: стереотип. Многие женщины до сих пор считают что карьера- это не женское дело, а вот сидеть дома и набирать массу, вот это точно женское! Почему все вокруг вопрос о карьере отодвигают на последнее место? Почему бы ни дать себе шанс, и не доказать другим что женщина тоже может заниматься карьерным ростом, а при этом ещё и успевать следить за семьёй и домом?

Есть много причин по которым женщины себе заочно говорят нет и всё тут. Вот несколько из них:

*Давайте задумаемся, сколько великих композиторов, музыкантов, учёных, писателей , спортсменов вы можете назвать мужского пола? А теперь назовите пожалуйста, сколько людей тех же самых профессий женского пола вы в состоянии назвать? Конечно разница будет существенной. Но не забывайте одну простую вещь, что женщины своим мужчинам всегда помогают, а мужчины женщинам только палки в колёса ставят. Вот поэтому и результат такой. Вот муж приходит домой и говорит жене о повышении, и жена искренне радуется, а жена приходит и говорит о повышении, он сначала тоже радуется, но потом к нему в душу закрадывается такой вопрос: А не хочет ли она стать главной в семье? И чаще всего мужчины очень комплексуют если жена достигла большего нежели они сами.

* Нужно чётко понимать разницу между словами “карьеристка” и “успешная женщина”. Карьеристки, как правило, не замужем ,у них нет детей, дома убирается прислуга, а о личной жизни и речи быть не может. У успешной же женщины есть семья, домашние заботы, она успевает везде и всюду, а происходит это потому что она уже мать, она знает что такое бессонные ночи и дни, она мудрая и сильная, а главное любящая и любимая. Если вы и есть “карьеристка” может пора уже превращаться в “успешную женщину”? Поверьте, вы не пожалеете о своём выборе, ведь семья - это самое важное и дорогое что должно быть у каждого. И я вам гарантирую, что при большом желании вы сможете совместить приятное с полезным.

*Если говорить об инстинктах, то в первую очередь каждая женщина –это мать, и хранительница очага. Если у женщины в возрасте 25-30 лет до сих пор нет мужа и детей, этот вопрос всегда будет её беспокоить, не зависимо от того что она говорит подругам и друзьям о том, что ей никто не нужен и все такое. Даже если девушка целенаправленно решит сделать карьеру, ей будет очень тяжело, поскольку всё равно часть энергии, которая могла бы быть направлена на развитие способностей и приобретение уверенности, будет уходить на сомнения, мечты и переживания. Кстати, есть всем известный факт, что женщина, родившая и воспитавшая ребёнка хотя бы до трёх лет, будет чувствовать себя увереннее в делах, она старше, мудрее и морально устойчивее. Поэтому начинать строить карьеру стоит после создания семьи. Согласно одному интересному исследованию , самой креативной и успешной социальной группой теперь являются женщины, воспитавшие двух и более детей.

*Есть ещё один немаловажный факт: женщин никогда и нигде не принимают всерьёз. Почему-то начальник при приёме на работу молодую, красивую, энергичную девушку рассматривает ее как объект симпатии, нежели как квалифицированного специалиста. Идём дальше. Если вы молоды и у вас есть молодой человек, то работодатель может сомневаться стоит ли с вами связываться из-за того, что задумается о вашем скором замужестве и как следствие о декрете. Ну и конечно же, конечной остановкой для работодателя станет всеобщая убеждённость в том, что женщины неорганизованные, непунктуальные, непостоянные, нестрессоустойчивые. Все это предрассудки, но для того чтобы доказать это всем окружающим придётся приложить немало усилий.

*Следующей причиной является то, что женщины хуже чем мужчины умеют организовывать своё время, строить планы, тем более когда речь идёт о том чтобы планировать на пол года вперёд. Но и это является глубочайшим заблуждением. Есть женщины, которые строят планы на год, да и всей своей семье в придачу, и ещё всем тем, кто попросит. Кстати, согласно некоторым экспериментам , женщины могут достичь гораздо большего благодаря своей хитрости и хладнокровности.

*Идём дальше. Все мы с вами знаем, что большинство женщин очень эмоциональны, и настроение у них очень переменчиво. Для любой женщины, как бы мастерски она это не скрывала, очень важна хорошая и тёплая обстановка на работе, а именно в коллективе. А карьерный путь чаще всего представляет собой дорогу с большими ямами, в которые женщина если падает, то с головой и надолго. Что уж тут говорить, если не каждый мужчина согласен терпеть трудности ради продвижения по карьерной лестнице. Поэтому для того чтобы добиться успеха нужно научиться не поддаваться эмоциям, и стараться избегать стрессов.

В заключении хотелось бы сказать, что мы с вами все разные. У кого-то здорово получается шить, кто-то любит играть в спортивные игры, а кто-то любит читать научные труды, кто-то уже завёл семью, а кто-то до сих пор занимается карьерой и не может понят, в чём же проблема? Почему она дальше не развивается? А может кому-то из нас пора подумать о том чтобы как-то изменить свою жизнь? По – сути, у каждой из нас есть одинаковые возможности. Не упускайте свой шанс, ведь самое худшее жалеть не о том что сделал, а о том чего не сделал когда-то!