Этап 2. Организация Домашней Канцелярии.

Важными составляющими любого менеджмента, в том числе и домашнего, являются планирование, учет и контроль. Для них на хорошо организованных предприятиях создается множество разнообразных документов. И делается это не только в целях удовлетворения различных контролирующих органов, но и для облегчения собственной работы. Графики поставок и закупок, инвентарные списки, должностные инструкции, описания бизнес-процессов, журналы учета выполнения работ и учета рабочего времени, техкарты, данные о клиентах, личные дела сотрудников, графики и планы обучения персонала, планы развития бизнеса и пр.

Также и в домашнем менеджменте. В каждом организованном доме должна быть своя «канцелярия». Она служит для тех же целей, что и на производстве, но в масштабах семьи: для учета материальных и финансовых ресурсов, для планирования развития домашнего хозяйства и поддержания его жизнеспособности, для контроля исполнения планов и текущей деятельности. Кажется, что составление различных планов и многочисленных контрольных списков отнимает массу времени – но, в конечном итоге, последующая экономия времени превышает все первоначальные затраты.

Самым известным на территории постсоветского пространства вариантом «домашней канцелярии» является контрольный журнал, пришедший из американской системы «Флайледи». Это своего рода личный планировщик профессиональной домохозяйки. Для чего он ведется? Как известно, в голове всего не удержишь. В Контрольном Журнале домохозяйки собрана вся полезная информация, необходимая для нормального функционирования семьи. Сюда входят: описания ежедневных рутин, списки продуктов и дел, меню для семьи, важные телефоны,  адреса и даты, личные данные членов твоей семьи и многое другое.

Выглядеть он может как угодно. Вернее, как тебе удобно. Это может быть ежедневник, блокнот, общая тетрадь или папка с кольцами и сменными листами. Или же в виде контрольного центра на стене или дверце холодильника. В любом виде пользу Домашней Канцелярии трудно переоценить.

На сайте замечательной хозяйки Марины Куновской «Умная кухня, легкий быт» есть великолепная статья об организации Домашней Канцелярии Домашняя канцелярия: как помогают упорядочить жизнь планы и контрольные списки?, часть которой мы приводим ниже. Как говорится, ни добавить, ни отнять.

Домашний справочник: как собрать и организовать необходимую семье информацию?

Эта совместно написанная членами семьи книга содержит полезные данные о членах семьи и домашним хозяйстве и повседневной жизни семьи, которые будут необходимы в течение длительного срока. Они могут дополняться и отчасти изменятся, но не слишком часто, и, как правило, не полностью. Каждый из членов семьи сможет обращаться к этому справочнику по любой домашней и семейной надобности, не разыскивая сведения в разных источниках. К нему же можно порой отсылать приходящих в дом родных, близких и наемных работников.

Вот какие данные для длительного использования могут вам пригодиться.

1. Общие сведения о каждом из членов семьи: паспортные данные, координаты места работы, сведения о страховке, телефоны ближайших родственников, личного парикмахера, врача, юриста и других специалистов, с которыми приходится регулярно контактировать, размеры одежды и обуви, сведения об аллергиях и постоянно используемых медикаментах. Часть этих данных может пригодиться каждому из членов семьи в любой момент (например, если приходится заполнять какой-нибудь документ для жилищной службы в отсутствие супруга, либо покупать ему предмет гардероба в подарок). Другими будет пользоваться скорее сам описываемый субъект (и это позволит ему считать данную книгу и своей тоже). Третьи могут быть нужны в экстренных случаях.
2. Сведения о детях для няни и других приходящих помощников: особенности здоровья, любимая еда, игры, книги, разрешенное время для просмотра телепередач и компьютеров, основные требования и запреты, ритуалы для укладывания спать.
3. Сведения о домашних любимцах, если таковые имеются: имя, распорядок кормления и выгула, сведения о сделанных прививках, предпочитаемый и необходимый корм, телефон ветеринара и других специалистов, которые участвуют в жизнеобеспечении вашего зверя, существенные для общения с ним данные о привычках.
4. Список обязательных работ по обслуживанию дома, с разбивкой по месяцам. Сюда могут войти, например, замена фильтров в вытяжке и катриджей в фильтре для воды, утепление окон осенью и их мытье весной или несколько раз в год, специальный уход за коврами и мягкой мебелью, смена штор, профилактические вызовы сантехника и т.д.
5. Список телефонов служб экстренной помощи (от спасателей до аварийной службы городской электросети).
6. Список телефонов мастеров-ремонтников, к которым вы обращаетесь в случае любых поломок.
7. Данные о технических устройствах, имеющихся в доме: срок гарантии, место хранения инструкции, данные о сменных элементах, необходимость регулярного обслуживания, адрес сервисного центра.
8. Данные об автомобиле (автомобилях): марка, год выпуска, обычные даты техосмотров.
9. Сведения о даче: адрес, возможности проезда, телефон руководителя садового товарищества и\или необходимых сервисных служб.

10.  Даты, которые семья отмечает совместно.

11.  Выработанные на семейном совете принципы домашнего питания.

12.  Список продуктов и предметов постоянного потребления, которые вы хотите постоянно иметь в доме.

13.  Стандартный план подготовки домашнего приема: список необходимых действий и сроков для них.

14.  Распорядок работы окрестных магазинов и других необходимых служб.

15.  Адреса и графики работы интернет-магазинов, услугами которых вы пользуетесь.

16.  Телефоны общих друзей семьи.

17.  Список адресатов для поздравлений – с Новым годом, днями рождения и религиозными праздниками.

18.  Список вещей собираемых в дорогу.

19.  Список дел, которые необходимо уладить перед отъездом.

20.  Список вещей, которые нужно взять с собой в случае чрезвычайной ситуации.

Нужны ли вам все эти списки? Конечно, не все: у вас может не быть машины и дачи, вы можете закупаться в одном-единственном гипермаркете, так что его адрес и распорядок работы будете помнить единственным путем, вы можете быть равнодушны к домашним приемам. Выберите нужные, дополните тем, что нужно именно вам, и поместите их под одну обложку (или в одну папку в компьютере). Это сильно сэкономит ваше время. Создавая список, который может время от времени дополняться, оставьте вслед за ним несколько свободных листов. Тогда каждый из членов семьи сможет быстро его дополнить (например, если открыл для себя новый интернет-магазин, торгующий чем-то общеполезным).

Некоторые семьи предпочитают более подробно контролировать свое питание и потому создают для всего, что касается закупки продуктов, диеты и готовки, отдельную «домашнюю кулинарную книгу» . В этом есть своя логика: кулинарная книга может храниться на кухне, отдельно от остальных данных – тогда в основном справочнике будет легче сориентироваться.

Вся семья и каждый из ее членов может ограничить доступ к каким-то конфиденциальным данным, но в то же время сделать их доступными в экстренных случаях. К таким данным могут относиться, например, пароли для электронной почты и кошельков, данные для доступа к вашим веб-ресурсам, форумам, зашифрованным папкам компьютера, пин-коды мобильников и банковских карточек. Что ж, кроме общесемейного справочника можно дополнительно создать индивидуальные и оговорить, кто и в каких случаях к ним может обращаться.

Домашний справочник не создается в один день. Заботы по составлению части списков супруги могут разделить, консультируясь только на последнем этапе, другие же составлять вместе. Основу для некоторых списков – например, вещей, необходимых в дороге – можно найти готовой на тематических сайтах.
В любом случае, не стоит делать больше одного пункта за день – но, если уж взялись, то и прерывать это занятие больше чем на день не стоит. Иначе оно рискует никогда не быть законченным.

Домашний планировщик: как сделать домашний быт рациональнее с помощью списков, графиков и планов?

Если домашний справочник описывает текущее состояние семьи и домашнего хозяйства, ваши общие ресурсы, то домашний планировщик – деятельность домочадцев по поддержанию общего комфорта. Он состоит из списков, регламентирующих стандартные дела, и из планов и графиков, охватывающих определенные промежутки времени.

Раздел стандартных алгоритмов может включать:

1. Стандартные утренние дела по дому.
2. Стандартные вечерние дела по дому.
3. Стандартные дела после работы\после возвращения ребенка из школы и садика.
4. Расписание стандартных дел для каждого дня недели (большинство организованных семей выделяют, как минимум, день для общих собраний и обсуждения планов на неделю, день для инвентаризации холодильника, день для планирования меню, день для закупок провизии на неделю).
5. Таблица с расписанием поддерживающей уборки по четырем территориальным зонам жилища. Идея (наиболее ярко сформулированная в системе Флайледи) в том, чтобы изо дня в день, по пятнадцать минут наводить порядок в одной из территориальных зон в течение недели. Например, в первую неделю месяца – на кухне, во вторую – в прихожей и ванной, в третью – в гостиной и детской, в четвертую – в остальных комнатах. Таким образом снимается необходимость в редких изматывающих уборочных авралах, и дом содержится в приличном виде.
6. Алгоритм последовательной уборки каждой территориальной зоны.
7. Алгоритм еженедельной косметической уборки всего жилища.
8. Список «горячих точек» жилища, нуждающихся в регулярном внимании. К этому списку домочадцы обращаются, когда хотят посвятить дому пять-десять минут времени, и не видят места для приложения сил.

Раздел планирования актуальных задач может включать в себя

1. Семейный календарь.
2. График домашних работ.
3. Приходно-расходную книгу.
4. Листы учета оплаты за электричество, газ, воду.
5. План ближайших покупок для обустройства дома.
6. Виш-листы каждого из членов семьи.
7. План питания на неделю.
8. Список для продуктового магазина.
9. Опись содержимого холодильника.

10.  График ухода за садом, огородом, домашними растениями.

11.  Расписание приема лекарств, витаминов, пищевых добавок и т.д.

12.  Режим дня для детей.

13.  Список взятых напрокат и данных в долг вещей, в т.ч. книг, дисков и т.д.

Если все домашние дела – ответственность одного из членов семьи, то большинство пунктов данного списка также могут быть помещены под одну обложку. Если хозяйство ведется совместно, то большинство из списков разумнее сделать автономными и найти для них общедоступное место, где они всегда будут в поле зрения. В любом случае, планировщик будет состоять из двух частей – упорядоченного собрания документов в виде тетрадки или папки, и отдельных бланков. В большинстве организованных семей в общедоступном месте висит семейный календарь и график домашних работ, где ответственные за них члены семьи делают отметки. Опись содержимого холодильника, как правило, размещается на его дверце. Список для продуктового магазина составляется перед конкретными закупками – но можно включить в стандартный бланк продукты, которые вы закупаете постоянно, и только отмечать потребность в них.
Как и домашний справочник, домашний планировщик лучше заполнять постепенно, но не прерываясь на слишком длительный срок. Если вы ведете хозяйство совместно, то эту работу лучше не делить, а совместно же и делать, уделяя ей по десять минут в день до завершения проекта. Ведь списки, где говорится о необходимых делах, затрагивают представления о комфорте каждого из членов семьи, и предполагают затраты времени каждого. Поэтому важно, чтобы участники данной деятельности действительно сознательно согласились с данным планом.
Автономно хранящаяся часть домашнего планировщика, кроме составленных вами документов, может иметь отделение (например, в виде кармана на обложке тетрадки), где вы храните приглашения, купоны со скидками, объявления об услугах, которые могут пригодится в обозримой перспективе, и прочие бумаги с информацией, имеющей ценность для семьи в течение ограниченного времени. Только не забудьте внести в домашний календарь день – хотя бы раз в квартал – когда вы будете разбирать эти бумаги и выбрасывать устаревшие.

http://kursmd.ru/etap2

Этап 1. Хронометраж.  В поисках утраченного

Для эффективного управления временем очень важно понять, где ты теряешь эти драгоценные секунды, минуты, а порой и часы.

Что такое Хронометраж

Хронометраж – это метод изучения затрат времени на непосредственное выполнение заданной операции путем наблюдения и измерения циклически повторяющихся ее элементов (частей).

Или, на человеческом языке, учет потраченного времени, при котором обнаруживаются дыры, в которые оно бесследно утекает.

Ты помнишь «Сказку о потерянном времени» Евгения Шварца? Там Петя Зубов, мальчик-третьеклассник, всё время везде «опаздывал да отставал, отставал да опаздывал и не тужил…», и в конце концов превратился в дряхлого старика, потому что «человек, который понапрасну теряет время, сам не замечает, как стареет».

А сколько времени ты теряешь понапрасну?

Можешь ли ты в точности воспроизвести в памяти весь вчерашний день? Всё, что ты делала в течение дня, ну, хотя бы с двадцатиминутной точностью? Сколько времени ты провела в транспорте, сколько ты потратила на разговоры, сколько на уборку, сколько на любимый сериал, а сколько на ребенка?

В большинстве своем, люди затрудняются это сделать.

Хронометраж позволит тебе не только определить, куда тратится твое драгоценное время, но и найти дополнительные резервы времени для себя любимой, о которых ты раньше даже не подозревала, научиться успевать больше, он поможет сделать твою жизнь намного эффективнее.

Учёт времени

Хронометраж. Способ №1: записывай свои действия каждые 15 минут.

Ты выбираешь определенный интервал, желательно 15 минут, и каждые 15 минут записываешь свои действия в таблицу. Вот такую…

Если для тебя 15 минут сразу сложно — то для начала можно каждые 30 мин.

Ты выбираешь определенный интервал, желательно 15 минут, и каждые 15 минут записываешь свои действия в таблицу.

Обычно возникает сомнение: “Как можно фиксировать свои действия каждые 15 минут? Сколько же времени я потрачу на сами записи?? Я же только и буду заниматься этими записями!”

Но: Если все грамотно организовать, то на это уйдет около 10 минут в день: примерно 10 секунд на одну запись в течение, скажем, 16 часов. Выгода, которые ты получишь от этого занятия, несоизмеримо больше.

Достоинства:

1. Это упражнение наглядно показывает, сколько времени ты вела хронометраж, а сколько бездельничала. А значит, гораздо легче обнаружить те участки твоего дня, которые сложнее всего поддаются хронометражу.

2. Вырабатывается устойчивая привычка каждые 15 минут задавать самой себе вопрос: «Чем я сейчас занимаюсь? Трачу ли я свое время понапрасну?».

Недостаток: этот способ плохо подходит, если у тебя в 15 минут вмещаются сразу несколько дел. Допустим:  умыться – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин., разбудить сына в школу – 2 мин., сварить кофе – 3 мин., опять разбудить сына в школу – 2 мин., наорать на сына и стащить его с кровати – 3 мин.  Или как записать, что ты разговаривала по телефону 18 минут?

Хронометраж. Способ №2: записывай каждое переключение внимания.

Ты делаешь запись в таблице в тот момент, когда переходишь от одного действия к другому.

Таблица для этого способа учета времени выглядит немного иначе:

Достоинства такого учета:

Гораздо легче помнить о ведении хронометража, так как быстро вырабатывается привычка:  «закончила что-то делать — отметь в таблице».

Точно узнаешь временную «стоимость» твоих обычных действий. Сколько времени стоит для тебя сходить в магазин, сколько стоит мытье полов, сколько стоит порыться в интернете, а сколько – испечь пирог?

“Любимый, я сбегаю на пару минут к соседке за сахаром. Помешивай борщ на плите каждые полчаса, пожалуйста…”

Недостатки:

Достаточно много времени тратится на итоговый подсчет длительности действий. Решение: в течение дня заполняй первые две колонки, а вечером, ну или в конце недели, когда будешь анализировать результаты, подсчитай продолжительность.

Легко можно сбиться на слишком обобщенный, некачественный учет. Ты действительно в течение двух часов каждую минуту говорила по телефону, и совсем не отрывалась и не отвлекалась от этого занятия, не думала параллельно о чем-либо ещё, не помешивала тот самый борщ …?

Например:  с 9.00 до 13.00 – убирала…

Поэтому лучше всего объединить оба метода хронометража:

1. Веди учет времени способом №1, но при этом «на полях» фиксируй стоимость твоих основных затрат времени;

2. Веди учет времени способом №2, но ограничь себя во времени, например, на те же 15 минут;

3. Поработай 1-2 дня по способу №1 и когда ты уже выработаешь в себе привычку все время спрашивать себя «Что я сейчас делаю?» и выныривать из рутинного потока, спокойно переходи способу №2.

Выбери для себя самый удобный вариант и начинай действовать!!

Подсказки

1. Вести учет с утра до вечера сразу с первого дня – вещь нереальная, так как без привычки может произойти конфликт: или ты ведешь учет времени, или ты работаешь. Поэтому лучше начни с хронометража отдельных взятых фрагментов дня. Например, утро. А вот вечернее время и выходные, а также«личное» время, сложнее всего учитывать.

2. В первое время веди «безоценочный» хронометраж: просто фиксируй все, что делаешь, не оценивая и не переживая. Это связано с тем, что у большинства людей, которые только начали выполнять это упражнение, результаты вызывают шок. Например: «О, ужас!! Я провела перед телевизором целых 3 часа! Просто смотрела и ничего не делала, представляешь! Сидела и смотрела!». В результате ты начнешь избегать точно учитывать время. Чтобы это не произошло, используй другие формулировки: «Гляди-ка, оказывается, я целых 3 часа просидела у телевизора. Интересно!  Так и отметим».

Ты узнаешь себя и это замечательно! А анализом займешься потом.

http://kursmd.ru/etap2

Этап 3. Планирование

— Есть ли у вас план, мистер Фикс?
— Есть ли у меня план? Есть ли у меня план? Да у меня целых три плана! – спрашивал и сам себе отвечал Мистер Фикс в мультфильме “Вокруг света за 80 дней”.

И был совершенно прав, поскольку планирование – основа успеха.  Если у тебя есть план, то и цели ты достигаешь проще и легче, и мечты твои становятся реальностью…

Как часто бывает, что ты мечешься по дому, хватаешься то за одно, то за другое, а результатов твоего труда не видно. Или вообще не знаешь, за что хвататься, а потому ничего и не делаешь. А вот был бы у тебя план, как у Мистера Фикс, ты бы без суеты и нервотрепки спокойно делала запланированное и не волновалась, что что-то упустила или забыла.

Планирование начни с определения целей на более длительный период – на 5 лет, на год, на месяц. Ориентируясь на эти долгосрочные цели, гораздо легче планировать дела ежедневные.

Очень удобно при ежедневном планировании пользоваться цветными стикерами.

Открой свой Контрольный Журнал (ты ведь уже начала его вести?). Страницу с левой стороны озаглавь «Текущие дела» («План на неделю», «План на месяц», «Нужно сделать» и т.д. по твоему усмотрению), а с правой – «План на день».

На стикерах напиши дела, которые тебе нужно сделать в течение недели/месяца. Если у тебя разноцветные стикеры, то можно на них записывать дела различной приоритетности. Например, на красных – дела, которые нужно выполнить в первую очередь, а на желтых – которые не столь важны. Или по категориям. Например: желтые – по дому, синие – по работе, зеленые – семья. Размести их все на «текущей стороне».

Теперь, при планировании своего дня, просто перенеси нужные стикеры на правую сторону и размести их в порядке очередности. По мере выполнения дел, удаляй стикеры с заданиями. Таким образом, к концу дня правая сторона должна остаться чистой и подготовленной к планированию дня следующего.

Подготовь стикеры с рутинными делами, которые ты выполняешь часто, или даже ежедневно (например, покупка продуктов, прием витаминов, оплата счетов и т.д.) и помести их в «гараж» – так тебе не придется по триста раз писать одно и то же.

http://kursmd.ru/etap2

- Хочу быть идеальной домохозяйкой. Чтоб обед из трех блюд + дессерт и компот, чтоб в шкафах и ящиках все как по линеечке, чтоб цветы домашние цвели круглый год и пахли. Чтоб дети были всегда ухожены, здоровы и веселы после совместных развивающих игр, а муж обласкан и горд своей женой. Чтоб жены его друзей зеленели от зависти, потому, что я выгляжу лучше любой кинозвезды. 

Хочу выучить три иностранных языка, овладеть навыками НЛП, посмотреть новый фильм, прочесть интересную книгу, поваляться в ароматической ванной… Хочу создать и развить прибыльный интернет-бизнес… Ах, да! Еще нужно сходить в парикмахерскую, в магазин, на базар, на кофе с подругами… к зубному, к педиатру… погладить, вымыть посуду, переодеть младшего… смыть гуашь со стен, постирать и повесить шторы… накормить мужа, принять и угостить его друзей… опять переодеть младшего… вынуть хомячка из мусорного ведра… забрать старшую из садика.. написать 5 статей, перевести 11 карточек текста……..

Таймменеджмент для Домохозяек

Ты наверняка сталкивалась уже с понятием таймменеджмента – исскуства управления временем. Существует множество книг и пособий о таймменеджменте, прочесть которые будет не лишним. Наша же задача заключается в том, чтобы взять из них все самое полезное и объеденить таймменеджмент деловой женщины и таймменеджмент домохозяйки в несложный метод управления временем.   

«Все, что делает женщина — незаметно. Заметно становится, когда она это не делает»
И. Хакамада

В среднем работа деловой женщины отнимает от 8 до 10 часов в сутки 5-6 дней в неделю, и уже при таком графике кажется, что на себя у нее времени не остается вообще. Домохозяйка работает 24 часа в сутки 7 дней в неделю. График домохозяек не знает ни перерывов ни выходных. Большинство нормальных людей придя с работы домой ужинают и отдыхают. Домохозяйкам же покой неведом — ведь фактически они живут на работе. Конечно, со стороны часто кажется, что женщина, которая не ходит на работу, бездельничает сутки напролет. Но мы то с тобой знаем, что это совсем не так: в отличие от офисных, домашние дела не заканчиваются никогда. 

Стирки, уборка, глажка, приготовление пищи — домохозяйка, как раненый индеец, мечется от одного дела к другому и отдает им все свое время. И все бы ничего, если б делать эти дела можно было когда хочешь. Так ведь нет, по крайней мере половина дел имеет четко «прописанные» сроки. 

Завтрак, например, нужно приготовить к 7 утра, чтобы успеть накормить мужа и детей, а обед должен быть готов не позже 12.30, или же обеденный перерыв супруга закончится, и он уйдет на работу голодным. 20-го числа вас всей семьей пригласили в гости? Значит к этому дню тебе нужно приготовить для каждого нарядную одежду — постирать ее, отутюжить. 

Через неделю у вашей дочки день рождения и приглашено много гостей? У всех будут праздник и веселье, а вот заботы лягут на чьи плечи? Верно, на плечи того, кто всегда дома — домохозяйки, т.е. твои. Это тебе придется делать генеральную уборку, планировать сценарий дня рождения, готовить праздничный обед. 

Да, домохозяйкам приходится нелегко. Дела висят над ними 24 часа в сутки. А ведь помимо основных дел есть еще и масса непредвиденных – форс-мажорных. Дочка разбила колено — нужно срочно успокоить ребенка, а ранку замазать ранозаживляющим кремом. В квартире прорвало кран — необходимо немедленно вызвать сантехника и желательно как можно быстрее перекрыть воду. Сын пришел из школы расстроенным — следует выяснить причину детского «горя», поговорить, успокоить. 

К концу дня количество срочных дел, обычно, «догоняет» количество постоянных, а иногда даже обгоняет его. В одной из своих книг Роберт Кийосаки сравнил женщину-домохозяйку с «небольшим предприятием с огромным объемом работы», и в этом мы полностью с ним согласны. 

Итак, чтобы наконец организовать свою жизнь, используй 

Таймменеджмент для Домохозяек в 3 этапа.