Вопрос: При увольнении работника, безусловно, необходимо выдавать ему справку 2-НДФЛ. Но он же бегает и еще какие-то справки хочет от меня! Какие еще справки я должна выдавать по закону?

Ответ:

Вопрос очень интересный :)

Действительно, 2-НДФЛ так давно существует в законодательстве РФ, что к ней в принципе все привыкли - к тому, что ее нужно выдать. Но этой справкой действительно не ограничивается перечень документов, которые работодатель выдает работнику при увольнении.

Давайте же повнимательней поглядим, о каких документах может идти речь, и какими нормами законодательства РФ регулируется вопрос выдачи работнику справок при увольнении.

Нормы Трудового кодекса РФ

Необходимость вообще что-то выдать работнику регламентирована статьей 62 Трудового кодекса РФ:

"Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно."

Как видим, перечисленные в статье документы выдаются и вне всякой связи с увольнением. Просто по заявлению. При этом Вы не можете спрашивать у работника, зачем ему понадобились те или иные документы и ставить условием выдачи документов ответы на вопрос о цели выдачи.

Справка 2-НДФЛ

Выдача справки по форме 2-НДФЛ регламентирована пунктом 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ:

"Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениямсправки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов."

Как интересно получается! Оказывается, совершенно не обязательно при увольнении и 2-НДФЛ выдавать, делается это тожепо заявлению налогоплательщика-работника или бывшего работника. Следовательно, наказать бывшего работодателя за невыдачу 2-НДФЛ работник не может, а для выдачи достаточно написать заявление и бывший работодатель - как налоговый агент в определенном периоде - выдаст соответствующую форму.

Объективно смысл в выдаче 2-НДФЛ состоит в том, чтобыобеспечить работнику право на непрерывное получение стандартного налогового вычета в течение календарного года.

Справки для расчета пособий от ФСС

Необходимость выдавать работнику справку по форме 4н даже сейчас, спустя более чем два года после введения в деловой оборот данного документа, не полностью осознается финансовыми работниками.

Однако обязательность ее выдачи намного более строго прописана в законодательстве РФ, чем выдача справки 2-НДФЛ

Смотрим:

"ОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ СОЦИАЛЬНОМ СТРАХОВАНИИ НА СЛУЧАЙ ВРЕМЕННОЙ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ И В СВЯЗИ С МАТЕРИНСТВОМ"

Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2006 года N 255-ФЗ (в ред.от 05.04.2013). Извлечение

Статья 4.1. Права и обязанности страхователей

2. Страхователи обязаны:

3) в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством осуществлять выплату страхового обеспечения застрахованным лицам при наступлении страховых случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом, а также выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы (службы, иной деятельности) или по письменному заявлению застрахованного лица после прекращения работы (службы, иной деятельности) у данного страхователя не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" не начислялись, по форме и в порядке, которые установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социального страхования…

 

Как видим, в соответствии с законом 255-ФЗ справка по форме 4н выдается безусловно, просит ее работник или не просит. Ее невыдача является нарушением законодательства в сфере социального страхования.

Так как пока, по состоянию на 22 мая 2013 года, в справке по форме 4н не нашло отражения количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода, работнику при увольнении необходимо дополнительно выдать в произвольной форме справку о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы.

Следовательно, пока не появилась новая форме 4н, нужно при увольнении выдавать две справки для будущих целей, связанных с ФСС.

Справка для органов службы занятости

Такая справочка полезна увольняющемуся работнику в том случае, если после увольнения он не выходит на новую работу, а планирует встать на учет в службе занятости.

Необходимость данного документа предусмотрена статьей 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 года N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" (в 2013 году действует в редакции от 23.02.2013):

"Статья 3. Порядок и условия признания граждан безработными

2. Решение о признании гражданина, зарегистрированного в целях поиска подходящей работы, безработным принимается органами службы занятости по месту жительства гражданина не позднее 11 дней со дня предъявления органам службы занятости паспорта, трудовой книжки или документов, их заменяющих, документов, удостоверяющих его профессиональную квалификацию, справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, а для впервые ищущих работу (ранее не работавших), не имеющих профессии (специальности) - паспорта и документа об образовании."

Как видите, интересно, что справка о среднем заработке требуется, но в законе абсолютно не указано, кто, когда и как должен ее выдать.

Такой вопрос возникает не только у работодателя, он возникает и у органов службы занятости. Чтобы его (и другие значимые вопросы) разрешить, Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации 5 марта 2013 года подготовило подборку ответов на вопросы, связанные с регистрацией безработных граждан. И вот что в этих ответах есть по интересующей нас теме:

"Вопрос 20. Законом о занятости населения, Правилами регистрации безработных граждан не установлено, кем может выдана справка о среднем заработке. Может ли выданная в установленном порядке архивная справка являться одним из документов, необходимых для принятия решения о признании зарегистрированного гражданина безработным?

Ответ:

На основании норм Трудового кодекса Российской Федерации и положений постановления Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 12 августа 2003 года N 62 "Об утверждении Порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости" справку о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы может выдать только работодатель, с которым гражданин прекратил трудовые отношения по любым основаниям до обращения в целях поиска подходящей работы в центр занятости населения.

Справки, выданные архивной организацией, могут быть приняты при условии, если из содержащихся в них сведений можно получить информацию о среднем заработке гражданина за последние 3 месяца по последнему месту работы."

У данной справки нет утвержденной формы. Главное - произвести расчет по правилам, установленным постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 12 августа 2003 г. N 62 "Об утверждении Порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости". Текст документа - здесь.

Документы персонифицированного учета в ПФР

Для бухгалтера представить себе, что помимо справок о среднем заработке, работнику нужно представлять еще и данные персонифицированного учета, вообще практически немыслимо…

Однако именно такое требование определено статьей 11 Федерального закона РФ от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (в 2013 году действует в редакции от 05.04.2013):

"Статья 11. Представление в Пенсионный фонд Российской Федерации сведений о страховых взносах и страховом стаже

4. Сведения, предусмотренные пунктами 2 и 2.1 настоящей статьи(сведения персонифицированного учета - ред.), представляются по формам, определяемым Пенсионным фондом Российской Федерации. Копия сведений о каждом застрахованном лице передается указанному лицу страхователем в этот же срок.

В день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные абзацем первым настоящего пункта, и получить письменное подтверждение от застрахованного лица передачи ему этих сведений."

То есть по закону 27-ФЗ действующую форму СЗВ мы мало того, чтопередаем каждому работнику ежеквартально, после сдачи отчетности, так еще и при увольнении также обязаны передать данные сведения без всякого заявления работника и под его личную подпись.

А что будет, если никакие справки работнику не выдавать?

А будет самая неприятная для работодателя статья 5.27 КоАП РФ:

"Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет."

Да - за невыданную справку, если ее выдача обязательна по закону - потенциальный административный штраф для юридического лица 50000 рублей.