Оригинал взят в Как научиться управлять своим временем или тайм-менеджмент для начинающих

автор Дара Мускат делится собственным опытом: На протяжении этого поста, я буду опираться на цитаты взятые из книги Тимоти Ферриса "Как работать по 4 часа", которая когда-то и подтолкнула меня к управлению своим временем. Их я буду отмечать курсивом.
 
  1. Реально относитесь ко времени
В сутках 24 часа и как бы вы не стремились прибавить к этому еще пару часиков - ничего не изменится. Увеличивать рабочие часы путем лишения себя сна, еды и отдыха рядом с близкими и любимыми людьми - не дело. Планируйте дела таким образом, чтобы они не отнимали у вас вашего личного времени, которое вы посвящаете здоровью и близким. Испортив здоровье однажды достаточно сильно ( даже путем плохого питания) - восстановить это будет крайне тяжело. Мы всегда думаем, отмахиваясь, что: "Со мной такого не случится. Еще часик и я буду ближе к своей цели!" - и как итог теряем здоровье и доверие близких самым неожиданным образом.  

2. Научитесь записывать свои планы

Тот факт, что вы записываете то, что планируете сделать завтра, еще не превращает вас в старушку с плохой памятью. Напротив, зная, что важного тебе нужно сделать сегодня и, видя это своими глазами, проще собраться, сделать и ничего не забыть. В электронные органайзеры пункты можно добавлять до бесконечности, просить их отправлять тебе письма с напоминаниями, которые вы даже не прочитав будете отправлять в корзину потому что: " помню, помню". Бумага в этом случае действеннее. Прием органайзера - это значит вести тетрадь, куда вы и будете записывать все, что необходимо сделать. Уже лучше, но работает через раз. Почему? Потому что его над открыть! И именно поэтому, особенно поначалу, это работает через раз. На первый период лучше воспользоваться Приемом календаря.

 

Нарисовать себе свой календарь!
Или сделать из подручных материалов. Календарь должен выглядеть так: в нем должны быть очень большие окошки, чтобы записать все, что вам надо сделать! Заполняйте окошки с датами не только монотонным текстом дел, но и красивыми картинками - визуальное сопровождение важно, ведь текст читать порой очень лень, а за картинку глаз зацепится и рассмотрит, особенно если она вам нравится. Календарь должен быть цветным, чтобы обращать на себя внимание. Следите за вашим расписанием, стараясь делать из него большую часть. Достигнув того, что вы станете успевать делать хотя бы половину из назначенного самому себе - станет первым успехом.

Календарь отлично работает и приучает следовать запланированному. Конечно, просто мелькая у вас на глазах, календарь не начнет работать сам. Необходимы и ваши усилия к этому.

3. Расставьте приоритеты,
учитывая свое видение жизни и ваших ценностей в ней.

Нехватка времени - на самом деле неумение расставлять приоритеты.
Находите время, чтобы радоваться жизни.
 1. Выделите из всех своих занятий и увлечений самое важное для вас на данном этапе жизни, учитывая перспективы развития того или иногда дела во что-то большее и ценное для вас. Лучше, чтобы их было от одного до трех максимум.
Исходя из выбранных вами целей приоритетов, составляя ежедневный список дел, дела связанные с ними будут занимать основные позиции по важности выполнения.
2. Выделив основное, выделяем второстепенное, а также различные хобби, то, что вы делаете по настроению, ради удовольствия и долгосрочные цели.

Далее составляем приоритетный список дел:
Возьмите свой список целей и подробно разберите каждый пункт, раскладывая цель на список дел, которые вы можете начать делать уже сейчас, чтобы приближаться к ее осуществлению. Дела из первой части списка будут главными, а из второй - второстепенными. Но это не значит, что этим вы будете заниматься каждый день - вы сами устанавливаете сроки и частоту работы над своими целями, например: два раза в неделю, час в день, раз в неделю, несколько раз в месяц и так далее.

Если правильно расставить приоритеты, вам не понадобится гнаться за двумя зайцами. Когда мы постоянно чем-то занимаемся, чтобы считать, что не зря тратим время, и в то же время добиваемся немногого, значит, у нас симптом "обрастания делами".

Ежедневно планируйте только 1-2 крупных дела, которые вы доведете от начала до конца. Если задуманное вами не укладывается в один день и требует большего времени - разбивайте такое дело на несколько этапов, включая по одному-два из них в каждый свой день до того пока не осуществите задуманное. Например, вы можете выделять всего 2 крупных и несколько второстепенных дел и доводить их до конца, а остальное время тратить на отдых, проводить их с близкими, заниматься чем угодно с чистой совестью.

Чем чаще мы отвлекаемся, уделяем внимание другим делам, тем быстрее теряем сосредоточенность, добиваемся посредственных результатов и не получаем удовлетворения.

  4. Отчет о потраченном времени

Честно оценивайте свое время, потраченное на дела. Мы часто сами себе кажемся очень занятыми, заполняя каждую секунду суетливой возней, хотя на самом деле просто избегаем необходимых дел. 

 

Попробуйте не меньше трех раз в день в определенное время задавать себе вопрос:
"Придумываю ли я себе занятия, чтобы отмахнуться от важного?"

5. Отличайте полезное от бесполезного
Показная занятость - разновидность лени: мы прибегаем к ней, когда нам все равно чем заниматься, лишь бы не думать. Стонать под бременем дел так же непродуктивно, как бездельничать, только гораздо неприятнее.
Допустим вы садитесь за компьютер и начинаете заниматься одной из задач. Заварив себе вкусного чая, вы решаете между делом заглянуть что там в "vkontakte" и обязательно проверить все новости. Затем вы вспоминаете, что наверняка что-то красивое могло появиться в "tumblr" или может вас перепостили в "twitter"! Картинка цепляется за картинку и вам приходит в голову, что плейлист, под который все это время "работаете", абсолютно не подходит вашему настроению сегодня и вообще надоел - надо срочно добавить новые треки...и конечно же сразу после этого вернуться к делам. Как итог тратятся многие часы на то, что на самом деле особой роли сейчас никак не играет. Как только вы чувствуете, что зависли, задайте себе вслух вопрос: "Это мне действительно надо? Мне это пригодится в ближайших делах?".
Или такой расклад: вы назначили на день себе важное и долгое дело (часа 2 займет), которое надо, но которое так не хочется делать. И тут вам приходит идея заняться сортировкой фильмов на жестком диске - это тоже важно. Или лучше я прочитаю ту интересную статью в новом журнале. Соглашусь, возможно это действительно важно для вас, но если вы назначили дело, которое надо довести до ума, лучше закончить его. Приклейте к монитору записку с вопросом, который мы задавали выше, но немного конкретнее: "Придумываете ли вы себе мелкие занятия, лишь бы избежать важных дел?"

Вот две азбучные истины, которые стоит запомнить:

1. Даже добросовестно выполненное, но пустяковое дело не перестанет быть пустяковым.
2. Если на задачу тратится уйма времени, важности ей это не придает.

6. Не хватайтесь за несколько дел одновременно
И не перепрыгивайте от одного дела к другому. Больше - не всегда значит лучше. Возможно у вас получается делать все дела одновременно - это здорово. Но в большинстве случаев даже когда мы вроде как все сделали, метаясь из стороны в сторону, качество выполненного дела пострадает. На своем примере скажу, что бывали моменты, когда мне казалось, что я успеваю отвечать всем и всюду, одновременно доделывая интервью и поглядывая кино. Спустя неделю, тексты оказывались скучными, фильм я плохо помнила, а друзья думали, что мне неинтересно с ними, так как я постоянно то и дело исчезала. Пришлось все переделывать.
И обратная ситуация. Бывает так, что бросить дело на полпути полезнее, чем его закончить. Учитесь вовремя бросать непродуктивные дела, разумеется если этого от вас не требует ваш босс.
Если вам не хочется несколько часов сидеть за одним и тем же делом - устанавливайте таймер на каждую часть задания. Например: "Сейчас я 30 минут буду переводить эту статью о растениях и только после этого сяду смотреть кино. А после кино еще 30 минут, чтобы закончить статью и отправить ее заказчику." Наверное сейчас для вас все это выглядит смешным и чересчур дотошным, но если вам хочется достичь продуктивности от своих задач и обладать по-настоящему свободным временем, то нужно будет подружиться со сроками.

О таймерах. Есть очень милый ресурс The pomodoro technique - в ней таймер выглядит как помидор и чередует время на работу с временем на отдых. Для тех кто любит лаконичнее есть более удобное средство - таймер на телефоне или Ggtimer - таймер обратного отсчета.
Достаточно ввести в поле URL своего браузера http://e.ggtimer.com/ и время, которое вам необходимо. В итоге выглядеть будет примерно так:
http://e.ggtimer.com/1hour20minutes30seconds ( 1 час 20 минут 30 секунд)
или http://e.ggtimer.com/30minutes (30 минут)

Если вы решились пользоваться определенным количеством времени на выполнение задачи (что классно), постарайтесь ограничить входящие помехи вроде звуков-маячков из социальных сетей. Если вам задали вопрос, но вы понимаете, что можете ответить позже - так и сделайте. Вежливо ответьте, что сейчас вы работаете, но через *столько-то времени* вы обязательно прочтете вопрос и дадите свой ответ.
 
7. Избавиться от лишнего
в том числе, от страха. Наши страхи самые злые враги, потому что находятся к нам ближе всего остального и знают на какие места давить, чтобы к ним прислушались. Вот пример некоторых страхов, которые люди испытывают садясь за осуществление своих задач:

• Поставленные задачи недостаточно остроумны, необходимы, умны, нужны кому-либо кроме вас, не принесут никакой пользы, бесполезны и так далее. Все возможно, если в это верить. Если вы заранее будете верить в свою неудачу - она непременно придет к вам.
• Осуществление вашей идеи смутит вас или загонит в угол, ну или вы попросту не справитесь с отдачей от результата. Если вы по-настоящему хотите, чтобы ваша задача обрела успех, нужно собраться и идти к ней. А в остальном, любая отдача - это уже результат и вы найдете к ней подход.
• Поставленная вами цель - смешна, да и попросту вы неспособны придумать что-то хорошее. Без паники. Сотни раз в интервью успешных людей (творческих в том числе) я читала, что они и не подозревали, что их идея обретет успех - они просто верили в нее и шли к ее осуществлению каким бы нереальным им это ни казалось. И пришли! Берите пример с людей у которых все получилось! Следуйте вашим идеям!
• В вас недостаточно врожденного таланта к вашей идее и вероятно это попросту не для вас - надо бросить и вернуться на "свое" место. Как бы не так. Возвращаясь к примеру выше об успешных людях: как часто кто-то, кто с юности занимался чем-то одним, осознавая свою предрасположенность к этому от рождения, находили себя уже во взрослом возрасте в совершенно другом! Бывают случаи, когда дело одно и самое любимое с детства и до старости, но в этом мире множество примеров другого хода. Вы сами определяете для себя сколькими вещами вы хотите заниматься серьезно в течение своей жизни, главное - получать удовольствие от процесса!

И это лишь малая часть страхов. Будьте честны с собой и не бойтесь посмотреть своим страхам в лицо.
Так же в этом пункте я хочу рассказать о "законе Парето" или как его называют сейчас - "принцип 80/20". Его создатель - экономист и социолог Вильфредо Парето (1840-1923) - в своем основополагающем труде Парето изложил открытый им закон о распределении доходов. Его формула демонстрировала распределение богатства в обществе: обладателями 80% доходов и благ являлись 20% населения.
Но эта формула оказалась применимой не только в экономической сфере, но и к другим вопросам, зависимо от контекста. Например:

Из 20% причин проистекают 80% последствий;
20% затрат усилий и времени дают 80% результата;

И так далее. Соотношения могут и ужесточатся - 90/10, 95/5, 99/1, но все же минимальное, к которому стоит приближаться, - 80/20.
Как данный принцип может помочь вам? Применяйте его к некоторым волнующим вас вопросам. Начните с основных двух вопросов, которые стоит себе задать:

Какие 20% источников создают 80% моих проблем и неудач?
Какие 20% ресурсов приносят 80% желаемых результатов и радостей?

Таким образом, применяя эти и схожие, но уже ваши вопросы, вы сможете определить где же все пошло не так. Отвечая на них, будьте честны по отношению к себе и окружающим. Таким образом часто случается, что 20% времени проводимое в социальных ресурсах создают 80% стрессовых ситуаций и являются причиной плохого настроения. Или всего 20% общего времени, затрачиваемое на работу (допустим только вечернее или только утреннее), дают 80% результата. Такие соотношения могут помочь сделать полезные выводы и организовывать ваше время более продуктивно.

8. Информация
По достижении определенного возраста чтение слишком сильно отвлекает ум
от творческих поисков. Человеку, который слишком много читает
и слишком мало думает, становится лень мыслить.
Альберт Эйнштейн
Пожалуй, тогда шла речь о книгах, ну а сейчас более актуален интернет и то нереальное количество самой разной информации, которую он вмещает в себя. Информация вокруг нас, с нами, в нас ежедневно и ежеминутно. Ее потребление становится практически бесконтрольным. Мы часто читаем даже то, что и не подумали бы прочесть, но эта информация случайно так и лезет в глаза. И в большинстве случаев она на самом деле не играет никакой роли в вашей жизни. Я не говорю о тех случаях, когда вам нужно что-то найти или узнать в связи с делами, хобби или работой - тут у вас есть цель и направление на определенную информацию. Другое дело - отупленное состояние перехода по ссылкам спама от "смотри какая киса" и до "спускать воду в унитазе - опасно". Всевозможные "демотиваторы" и прочие сайты, созданные для сжигания времени, когда думать о работе не хочется.

Почти вся информация отнимает время, оказывает негативное влияние, никак не относится к нашим целям и находится за пределами сферы нашего влияния.

Избегайте воров времени - социальных сетей, сайтов с бесконечными переходами по ссылкам, и т п. Ограничивайте время проводимое там, если это необходимо, или блокируйте сайты на время работы. Возьмите в привычку задавать себе вопрос: "Пригодится ли мне эта информация в ближайших делах?"
Если есть необходимость в более кардинальных действиях - обрести умение игнорировать или отсеивать ту информацию и те детали, которые не относятся к вам напрямую, не побуждают к действию, не являются важными - первый шаг - переход на низкоинформационную диету.

Низкоинформационная диета
краткая памятка пользования словами Тимоти Ферриса:

"У мороженого и информации немало общего. "Съем чуть-чуть, всего полложечки" - такая же уловка, как "сунусь в Интернет всего на минуточку". Перетерпите ломки хотя бы в течение пяти дней, выполняя следующие правила:

НИКАКИХ газет, журналов, аудиокниг, радиопередач, кроме музыкальных. Музыка разрешена в любых количествах;
НИКАКИХ новостных сайтов и сайтов с мусором (lenta.ru, li.ru, fishki.net и прочее);
НИКАКОГО телевидения - разве что по часу каждый вечер, исключительно ради развлечения;
НИКАКИХ книг, кроме художественной литературы, которую вы будете читать на сон грядущий;
НИКАКИХ поисков в интернете, кроме абсолютно необходимых для выполнения работы, назначенной на день. Подчеркиваю: "необходимый" - тот, без которого не обойтись, а не желательный."

Чем занять освободившееся время? Проводите больше времени, общаясь с друзьями и близкими в живую, гуляйте. Во время рабочего дня выполняйте задачи и цели, занимающие верхние строчки приоритетов. Если вас сильно интересует, не случилось ли что-то важное в мире, спросите об этом за обедом кого-нибудь, кто по вашему мнению может это знать, и прервите разговор как только поймете, что ответ вас никак не касается. Тактично, конечно.

Умение игнорировать - один из прямых путей к душевному покою.
Роберт Дж. Сойер


9. Рационально или эффективно?
Эффективность - умение выполнять работу таким образом, чтобы максимально приблизить поставленную цель. Рациональность - выполнение поставленной задачи, какой бы маловажной она ни была, самым экономным способом.

На умении действовать рационально воспитывают нас еще с детства большинство родителей и работодателей. Представим человека, который каждую минуту обновляет страницу "Вконтакте", боясь пропустить "привет" или "лайк", создавая из своих социальных профилей безграничное пространство классификаций. Это рационально, но эффективно ли?
Вспомним "две азбучные истины" (см. пункт 5), о которых мы говорили выше - пустяковое дело не перестает быть пустяковым, даже если исполнено на отлично.

Эффективность имеет значение, но она бесполезна, если направлена на никчемные дела.

10. Устанавливайте сроки
Для большинства людей, а особенно творческих личностей, тянуть время так же естественно как дышать. На это не обращают внимания, это никому не интересно, сдал вовремя и ладно. Может оно и так. Но.

Закон Паркинсона
Согласно закону Паркинсона, задача прибавляет в значимости и сложности
соразмерно времени, которое на нее отпущено.
В этом заключается магия дэдлайна - крайнего срока выполнения.
Таким образом если вам дается срок в 24 часа - вы будете вынуждены полностью сосредоточиться на деле, и отвлекаться на что-то другое у вас попросту не будет времени. Если на эту же задачу выделяется неделя, то за первые шесть дней вы успеете сделать все, что не касается дела, да еще и раздуете из мухи слона. Ну а если вам дали срок в месяц, то задача разрастется в вашем воображении до состоянии монстра и заберет все творческие силы - к концу срока вам будет ужасно противна даже мысль о задаче: "Как она мне надела!". Естественно, что срок дэдлайна должен рассчитываться из объема работы.

Как итог: конечный продукт при близком дэдлайне почти всегда будет более качественным или по крайней мере равнозначным тому, что рождается долго и мучительно.

11. Замечая проблему, задавайте себе вопросы
И не только проблему. Задав себе вслух конкретный вопрос, поможет скорее найти ответ. Постоянно проговаривать себе что-то в голове - не всегда действенно. Работая над конкретно направленным вопросом, вы почти сразу видите причину его появления.

Чтобы иметь больше времени, надо меньше работать, а этого можно добиться комбинацией из двух способов:
1) составить краткий список "что сделать"; 2) составить список "чего не делать".

В общем, надо заняться всего двумя вопросами:

Какие 20% причин вызывают 80% моих проблем и бед?
Какие 20% причин приводят к 80% желанных для меня результатов и радостей?

Как вариант, чтобы вам было проще находить ответы на эти вопросы, вообразите ситуации с более направленным вопросами. Например:

• Назовите три основных занятия, которыми вы привыкли заполнять время и при этом чувствовать себя занятым человеком. Какие дела являются для вас костылями?
• Кто те 20% людей, которые доставляют 80% радостей и двигают вас вперед, и кто те 20%, с которыми связано 80% вашей депрессии и гнева?
• Если бы сегодня я довел до конца только одно дело - то, за которое я уже взялся, принес бы этот день мне чувство удовлетворения или нет?

Не бойтесь отвечать на вопросы и будьте честны с собой. Это поможет избежать ненужных вам ситуаций, а так же выделить свои сильные и продуктивные стороны.

12. Отдыхайте
Никто не вернет вам потраченного времени, не повернет его вспять. Работа работой, но здоровье и любимые люди - это то, что/кого можно потерять в любой момент, когда вы не будете этого ожидать. Цените свое личное время и правильно отдыхайте - не за компьютером, а в реальной жизни.