источник: http://online-buhuchet.ru

СРОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные отрезки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения. Эти сроки утверждены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом от 25.08.10 №558, в частности бухгалтерским документам посвящен раздел 4.

Срок хранения начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом составления данного документа.

В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов устанавливается на уровне 5 лет, но некоторые необходимо хранить постоянно. Документы постоянного хранения это, например, бухгалтерская сводная и годовая отчетность, документы по валютным операциям, годовые расчетные ведомости по начислению страховых взносов, документы по переоценке  инвентаризации обязательств и активов, некоторые договора и многие другие важные документы. Хочется отметить, что постоянному хранению подлежат также книги учета доходов и расходов, применяемые ИП и организациям при УСН.

Сроки хранения кадровых документов различны, какие-то хранятся 5 лет (большинство), какие-то 75 лет (лицевые карточки, счета работников, личные дела рядовых работников, трудовые договора, соглашения), а некоторые постоянно (например, личные дела руководителей). При определении срока, в течение которого необходимо хранить тот или иной кадровый документ, лучше руководствоваться указанным Перечнем.

Сроки хранения кассовых документов, банковских и прочих бухгалтерских учетных первичных документов – 5 лет.

Кроме того, при определении сроков хранения также нужно учитывать Федеральный закон от 06.12.11 №402-ФЗ, вступивший в силу с января 2013 года, согласно которому, сроки устанавливаются в соответствии с Правилами организация государственного архивного дела и при этом не могут быть менее 5-ти лет, считая с окончания отчетного года.

Стоит отметить, что документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе.

СПОСОБЫ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Архивное хранение документов можно организовать самостоятельно в офисе, а можно воспользоваться услугами архивных компаний.

Если организация решает хранить документы в офисе, то нужно создать специальное помещение, обеспечить в нем необходимые условиях хранения, безопасность. В помещении должен быть подходящий температурный и влажный режим, должен отсутствовать яркий солнечный свет.

Кроме этого, необходимо разработать номенклатуру дел для удобного и быстрого поиска нужного документа. Эту номенклатуру нужно хранить в самом архивном помещении. Документы из архива должны выдаваться строго под контролем главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов очень удобно для организации и особенно для работников бухгалтерии. Передавая документы на хранения профессиональным архивным компаниям, вы, во-первых, освобождаете свободное пространство в офисе, которое можно использовать на нужды предприятия. Во-вторых, снимаете с работников бухгалтерии лишние обязанности. Сотрудники смогут заняться своими прямыми обязанностями. В-третьих, документы будут храниться в подходящих условиях, в соответствии с законодательством государства, будут в целости и сохранности.

При офисном хранении зачастую наблюдается очень плачевное состояние документов, в нужный момент они не находятся, либо находятся в настолько плохом состоянии, что информация на них не читаема.

Прежде, чем выбрать способ архивного хранения документов, взвесьте все «за» и «против» обоих методов. Зачастую внеофисное хранение оказывается значительно выгоднее офисного.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Уничтожение бухгалтерских документов процедура не такая простая, как кажется. Для правильной организации этого процесса руководитель назначает специальную комиссию, которая оценивает имеющиеся документы, отбирает с истекшим сроком годности, составляет перечень документов, подлежащих уничтожению. При этом комиссия составляет акт об уничтожении документов, в котором приводится список документов, срок хранения которых уже истек. Акт составляется в произвольной форме, подписывается всеми членами экспертной комиссии.

При оценке документов, подлежащих уничтожению, нужно быть предельно аккуратным и не уничтожить те из них, срок хранения которых еще не вышел.

Нарушение правил хранения и уничтожения документов может грозить организации административным штрафом.

Источник: http://online-buhuchet.ru

ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ — ЧТО К НИМ ОТНОСИТСЯ?

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, должны быть в обязательном порядке задокументированы. Для каждой операции должны быть оформлены соответствующие оправдательные первичные документы бухгалтерского учета.

ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ — ЧТО К НИМ ОТНОСИТСЯ?

Первичные бухгалтерские учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные.

К первым относятся, прежде всего, различного рода распоряжения, приказы на выполнения всевозможных операций. Как правило, данные формы утверждаются руководящим составом предприятия.

К оправдательным относятся документы, подтверждающие факт совершения операции.

Также распорядительные и оправдательные бланки могут быть скомбинированы в один учетный документ, который будет содержать как приказ на выполнение какого-либо действия, так и подтверждение выполнения этого действия.

Оправдательные бухгалтерские документы иначе можно именовать первичными учетными бухгалтерскими. Первичные учетные формы — это первое свидетельство совершения операции, и они являются обязательными для отражения операции в бухгалтерском учете. Все проводки в бухгалтерии должны отражаться только после того, как получен правильно оформленный оправдательный документ. Следует запомнить важное правило: «Нет  документа — нет проводки!»

Важно не только наличие оправдательной формы, но и правильное ее оформление. Наличие ошибок может сделать его не действительным, поэтому при получении любого бланка обязательно нужно проверить все строки на правильность заполнения. Обязательно нужно проверить наличие подписей ответственных лиц, наличие печати, причем она должна быть четкой и читаемой. Только при правильном оформлении можно быть уверенным в том, что в будущем у вас не возникнут проблемы с проверяющими органами. Правильно оформленные первичные документы в бухгалтерии обязательно должны содержать определенный набор реквизитов.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ:

• наименование и код формы;
• дата составления;
• наименование организации;
• вид хозяйственной операции и ее содержание;
• натуральные и денежные измерители операции;
• подписи ответственных лиц.

Госкомстатом России установлены унифицированные формы первичных документов, которые необходимо использовать при оформлении хозяйственных операций.

Типовые формы первичных учетных документов применяются для учета кассовых операций, для учета материалов, основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, торговых операций, а также операций, связанных с оплатой труда.

Если в существующие унифицированные формы необходимо внести какие-либо изменения, дополнить их реквизитами и необходимыми строками, то на предприятии нужно оформить распоряжение или приказ о внесении дополнительных реквизитов. Изменяя типовую форму первичного учетного документа, стоит помнить, что удалять уже имеющиеся реквизиты нельзя, можно лишь их дополнить.

Если для какого-либо первичного бухгалтерского документа унифицированная форма не утверждена, то организация самостоятельно разрабатывает удобный для себя бланк, в этом случае основные требования к измененным формам — это наличие в них всех обязательных реквизитов, указанных выше.

Право подписи первичных документов может быть присвоено только определенному кругу лиц, перечень фамилий и должностей которых должен быть отражен в соответствующем документе на право подписи того или иного документа (например, доверенность на право подписи, по ссылке вы можете скачать образец доверенности).

Если в уже оформленном первичном бухгалтерском документе допущена ошибка, то допускается его редактирование в том случае, если это не кассовый и не банковский бланк. Для последних никакие исправления не допускаются. Если в денежных формах допущены ошибки, то такой бланк перечеркивается и выбрасывается, после чего заполняется новая форма. Примерами форм, не допускающих исправлений можно назвать приходный и расходный кассовый ордер, денежный чек, объявление на взнос наличными.

Исправления в первичных документах бухгалтерского учета выполняются следующим образом: необходимо зачеркнуть неверно указанные данные и сверху написать правильную информацию, рядом обязательно нужно указать дату изменения, подпись. Внесение исправлений в нужно согласовать с лицами, составившими данную форму и подписавшими его. По факту согласования рядом с исправлением необходимо указать фразу: «исправлено и согласовано».

ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ. ОБРАБОТКА

Поступая на предприятие, первичные документы бухгалтерского учета проходят проверку на правильность заполнения: все ли строки заполнены, правильно ли подсчитаны суммы, имеются ли подписи и печати, все ли реквизиты проставлены правильно. После этого бланк необходимо зарегистрировать в специальных журналах. Например, платежная ведомость форма Т-53 регистрируется в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а, а приходные и расходные кассовые ордеры регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма КО-3. После регистрации документы передаются на хранение в бухгалтерию, где они подшиваются в соответствующие папки и хранятся там определенный период времени. По прошествию определенного срока документ передается в архив. Срок хранения первичных документов определяется и регулируется архивным законодательством. Хранение и систематизация бухгалтерских документов на предприятии именуется документооборотом.

Закон, который определяет сроки хранение первичных бухгалтерских документов, именуется Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Ответственным за правильную организацию хранения и уничтожения является руководитель организации. За сохранность и правильное оформление документов ответственность несет главный бухгалтер.

На нашем сайте вы можете скачать многие формы и бланки первичных документов бухгалтерского учета в разделе «Образцы документов», там вы найдете как чистые бланки, так и образцы их заполнения с краткими рекомендациями по оформлению. Для удобства поиска нужного бланка они разделены на разделы, в которых вы без труда сможете разобраться и найти нужную форму.