Я безумно люблю тайм-менеджмент. Я вообще помешана на точности, четкости, логичности, упорядоченности, предсказуемости. В хаосе я умираю и схожу с ума, теряю себя и самоконтроль. Совершаю импульсивные поступки, а потом жалею о них. Прогнозирование, планирование - мое все. Однако я не могу сказать, что это как-то влияет на мои способности работать, сочинять, отдыхать. У меня есть критические точки, когда планирование доходит до абсурда - и вот это реально мешает мне жить. Но если получается удерживать себя в рамках полутворческого плана - все идет великолепно. Дела структурированы, я успеваю все и даже больше, вокруг царит порядок, я высыпаюсь и полноценно отдыхаю. 

В этом посте я собрала все свои наработки и техники по тайм-менеджменту. Хочу уточнить две вещи:

- почти все из нижеприведенного подходит скорее фрилансерам и людям с гибким графиком, жесткие временные рамки офиса я не знаю как совмещать с этими советами;

- я ничего сама не сочиняла, не придумывала и не создавала - все техники целиком и полностью принадлежат своим авторам, я лишь собрала здесь самые полезные лично для себя;

Мы все, по сути своей, представляем собой высокоорганизованную собаку Павлова, которая при должной дрессуре способна на физиологическом уровне заиметь необходимые нам и обществу рефлексы. Нас дрессируют с детства (и в этом нет ничего плохого): садиться на горшок, а не писать в трусы; есть ложкой, а не руками; надевать майку на правую, а не на левую сторону. Изначально нам это было не нужно и не известно, но мир диктует свои условия - и мы вполне способны играть по его правилам, вводя в свою жизнь необходимые привычки. Почему-то многие люди свято уверены, что они не способны научиться планированию и организованности. Брехня, еще как способны. Научились же они чистить зубы, пользоваться вилкой и ножом, сморкаться в платок, а не в кулак. 

Но на внедрение любой привычки, безусловно, потребуется время. Иногда - очень много времени. Есть мнение, что привыкание занимает 21 день. В принципе, так и есть - почти любая привычка прививается в течение 2-4 недель, в тяжелых случаях чуть больше. Проблема в другом. Дело в том, что в детстве за нашей дрессурой очень внимательно следили родители, воспитатели, учителя. Нарушение правил влекло за собой наказание (на словах, на деле - это не так важно). У нас был рефлекс: не выполнил = недовольство окружающих. Связав эти события между собой, мы научились всему, что было необходимо. А сейчас, когда нам 16, 20, 30, 40 лет - разве кто-то будет ходить за нами с линейкой и бить по пальцам, когда мы засиживаемся до победного вконтакте или пропускаем утреннюю пробежку? Нет, именно тут собака зарыта. Необходимо сделать над собой усилие, по-настоящему напрячься, иначе ничего не выйдет.  И как раз на этом первом испытании большинство пасует и бросает начатое. Потому что первый шаг - он всегда самый сложный. Дальше все идет уже по инерции, порой даже вне зависимости от нашего желания и старания, поскольку вектор уже задан. Но встать на первый желтый кирпичик, ведущий в страну Оз - вот где придется постараться. Но уж если серийные убийцы на это способны (первый труб - самый долгопланируемый и неоднозначный), то мы-то и подавно. 

Одно-единственное и очень простое правило:

В любой непонятной ситуации - ешь бананы. 

Мне всегда помогало - восполнение энергии, энорфины, позитивный внешний вид, несомненная польза для мозга. Гармония в жизни начинается с гармонии в теле и душе. Правильное питание, спорт, здоровый сон, гигиена - основа всего и залог успеха.

Незаменимая вещь - ежедневник

У ежедневников есть одна существенная проблема: люди заигрываются, забывают о его истинном предназначении, ударяясь в украшательство и внешний облик своей игрушки. А ежедневник нужен только для одного - структурировать и планировать. Не разрисовывать его узорами, не вырисовывать фломастерами красивые завитушки у букв, а писать планы и методично их выполнять. Иначе смысла в ежедневнике просто нет. Когда я пыталась поддерживать "достойный внешний вид" своего предыдущего плэнера, я все время запарывала все намеченные дела, поскольку красивости и няшности меня от этого отвлекали. Вот лично мой совет - купите простой большой блокнот или строгий однотонный ежедневник. Так проще, удобнее и несоизмеримо практичнее. На мой взгляд, по крайней мере.

Сейчас моим ежедневником выступает простой блокнот в мягкой обложке. Покажу вам фотографии:

Расскажу немного о том, что и как я записываю в своем ежедневнике.

1. Долгоиграющие цели. Согласно какому-то крутому исследованию, не помню только какому, крупных целей должно быть 5 на 5 лет. Не больше! Такое количество не дает расслабиться, постоянно двигает вперед, но и не выматывает (хотя зависит от цели, конечно). Мои цели до 26 лет таковы: французский и английский языки со сдачей международных экзаменов; иллюстрации на стоки; ремонт в квартире; несколько книг; идеальный с моей точки зрения, комфортный внешний вид. Все остальное относится к малым, необязательным целям, которые желательно, но не принципиально воплотить в жизнь именно в этот отрезок времени.

2. Небольшие планы на сезон. Как правило, 10-15 пунктов - это примерная сумма заработка, почитать/посмотреть, написать письма, посетить врачей, что-то сделать, о чем-то договориться. Пункты, которые можно реализовать за 1-10 дней, либо растянуть по чуть-чуть на все три месяца. Примеры один и два.

3. Списки покупок. Мой маленький организованный рай - я дошла до той стадии дотошности, когда с легкостью возможно писать точный план продуктов, вещей и других покупок на три месяца вперед. Конечно, к этому я пришла не сразу. Примерно полгода я путем кропотливого анализа и записывания всех расходов выясняла, что нужно моей семье и на какой период времени. В итоге, я могу теперь легко планировать свои траты практически на весь год, и знаю, что вероятность ошибки ничтожно мала. Записываю я почти все, кроме каких-то мелких, экстренных или просто приятных трат, таких как, лампочка взамен перегоревшей, шоколадка в воскресение, внеплановый тортик на какой-нибудь глупый праздник, резинки-заколки ляльке, фрукты-овощи и т.д. То, что в принципе запланировать очень сложно. Все остальное фиксируется достаточно жестко и соблюдается очень строго. Так я помогаю себе экономить, покупая лишь то, что действительно нужно, а также могу комфортно для себя растянуть по всему году крупные покупки, вроде холодильника или ноутбука. Примеры один и два.

3. Учет полученных денег - я всегда получаю переводы на вебмани или яндекс.деньги небольшими суммами, поэтому ест смысл отслеживать в письменном виде, чтобы не запутаться.

4. Писательский план до конца года - четко установленные границы по месяцам. Времени брала с запасом: сколько нужно + 10 дней на всякий случай.

5. График похудания: дата (1 раз в 5 дней) - вес. Все предельно просто. Если нет изменений 3 даты подрят - тревожный звонок, пора что-то менять/добавлять/убавлять.

6. Список бытовой техники и вообще техники, которые мне нужно приобрести для дома.

7. Привычки, которые я хочу внедрить в свою жизнь в 2013 году. Часть уже благополучно прижилась. Вот сам список:

- Выкидывать мусор перед сном.

- Содержать в чистоте раковину.

- Откладывать 10% дохода.

- Читать ребенку книжку на ночь.

- Заправлять постель.

- Одеваться дома "как на работу".

- Читать 1 книгу по психологии/психиатрии/психоанализу в месяц.

- Завтракать.

8. Задачи, цели и практические моменты по достижению желаемого внешнего вида.

9. Идеи и задачи по работе.

10. Гардероб, который я начала собирать.

11. Задания для совместной познавательной деятельности с ребенком.

12. Накопления и планы по благотворительности.

13. График подъема/отбоя и разделение дел на часы: подъем в 6 утра, отбой в 22.30. 6 часов на работу, 20 минут на бег, 30 минут на упражнения, 30 минут на чтение, 40 минут на мою книгу, 30 минут на уборку, 20 минут на письма. В выходные все тоже самое, только работы всего на 2 часа. Деа можно тасовать и рокировать, меня местами и делать так и тогда, когда удобно и есть возможность. Т. е., не сидеть все 6 часов работы подрят, а перемежать их с книжкой, отдыхом, спортом, уборкой.

14. Списки книг и фильмов на год.

15. Собственно ежедневник, который я сама расчертила.

Проверено на себе

Далее я хочу вам рассказать обо всех техниках тайм-менеджмента, которые я на себе опробовала. И все они были в моем случае оправданы и действенны, могу поручиться за результат, если не будете лениться. Хотя все, конечно, индивидуально. Собранные по крупицам фишечки, которые вносят логичность и законченность джунглям повседневности. 

Распределение финансов

Моя больная тема. Я до сих пор не научилась грамотно распределять финансы, чтобы всегда и на все хватало. Поэтому тут у меня всего две техники:

• От каждого дохода откладывать 10% на долговременные накопления. Это мой резерв на голодные дни и форс-мажоры. Без такого маленького капитаа жить нельзя, на мой взгляд - никогда не знаешь, что может случиться завтра. Вдруг придется оплачивать дорогостоящее лечение или нужно будет срочно помочь материало родным, кто знает?
• Пользоваться простыми бумажными конвертами. На каждую неделю - отдельный конверт с "продуктовыми" деньгами. Определенная сумма закладывается в конверт, который потом заклеивается. Вскрывать строго в определенную неделю, укладываясь именно в эту сумму. Представлять, что это единственные деньги - как хочешь, так и укладывайся в этот лимит. Отлично спасает от неконтролируемых вкусных, вредных и дорогих трат. Конвертики я обычно готовлю на 4-6 недель вперед. Далее конверт для основной на данный момент цели накопления (например, микроволновка) и конверт для остальных небольших трат (оплатить в садике что-то, купить по мелочи вещи, что-то для дома, гигиенические средства и т.д.). Они не заклеиваются - туда по немногу добавляется каждую неделю, а при необходимости - вынимается. Одна крупная покупка выполнена - в этот же конверт идет накопление на другую, и так, постепенно, все приобретается по списку.

Ритуальность

Человек склонен ритуализировать свою жизнь, поскольку это вселяет в него уверенность. Если есть четкий алгоритм привычных действий, внятная и привычная последовательность - делать дела куда проще, чем от балды, как того захочет левая нога. Мне ритуальность очень помогает, даже возможность отдохнуть от того, что я не могу контролировать в полной мере. Ритуалы - мой островок спокойствия.

Самый простой ритуал - это утренние дела. Нужно сформировать у себя привычку делать все одно за другим, изо дня в день. Например, проснуться, размять руки и ноги, умыться, почистить зубы, выйти на пробежку, приготовить завтрак, поесть, воспользоваться зубной нитью, одеться, убрать волосы, выйти из дома/приступить к делам. 

Это должно быть что-то незыблемое, что-то постоянное. Ваша личная константа. Поверьте, вот такая простая практика поможет в дальнейшем научиться распоряжаться своей жизнью так, как нужно именно вам.

Дробление задач по дому

Я обожаю идеальный ювелирный порядок, но не очень-то люблю уборку, особенно когда её много и вся она в один день. И тут мне очень помогла система флайледи, точнее, некоторые её моменты, ибо весь сайт и форум читать было лень. Суть в том, чтобы раздробить ком дел и проблем на маленьких лягушат, которых вы будете съедать по 1-2 штуки в день. В идеале - утром (это уже по стратегии Глеба Архангельского). Например, в понедельник - стирка, во вторник - влажная уборка пыли и полов, в среду - плита, холодильник, в четверг - пылесосить, в пятницу - ванная комната, суббота - пройтись по всем комнатам и прибрать все, что плохо лежит, воскресение - разбирать/выкидывать вещи, косметику, порченные продукты и т.д. 

У меня на уборку отведено 30 минут в день. В это время я успеваю запустить машину с бельем, перемыть посуду и начистить раковину, вымыть все полы в доме. Или ничего из этого не делать, зато натереть до блеска все стеклянные поверхности, в том числе, окна. Сейчас у меня нет жесткого распорядка, в какой день что делать, я ориентируюсь на месте - что успеваю и что сделать важнее. Но раковину отмываю до чистоты каждый день, см. привычки на 2013 год.

Гибкий распорядок дня

Я могу менять рапспределение работа-уборка-книжка-отдых местами, но кое-что неизменное всегда, и это очень правильно: отбой, подъем, занятия спортом, приемы пищи. Особенно важно всегда кушать в одно и то же время, это помогает справиться с приступами голода и перееданием - дело в том, что наш организм привыкает к определенным часам и начинает к этому времени вырабатывать желудочный сок. Грубо говоря, начинает работать как часы. И это самое малое, что мы можем сделать для своей бренной оболочки.

То же самое с отбоем и подъемом, спортом, но тут важно еще ориентироваться на свои биологические часы. Раньше я была совой и никогда себя не насиловала - ложилась поздно, вставала поздно. С появлением ребенка я превратилась в жаворонка, не прилагаю никаких усилий. Для меня совсем не трудно вставать в 4 утра. Другое дело, что мне оно больше и не нужно. Я остановилась на стандартных 6 часах утра. Спать ложусь до 12, хотя сегодня, как видите, исключение. Сон в промежуток с 12 до 4 утра крайне полезен, не стоит им пренебрегать. Я вообще не рискую и ложусь в обычные дни в половину одинадцатого, прочитать 10-20 страничек книги перед сном.

Хороший, продуманный и не мелочный график позволит вам войти в уютную, комфортную колею. Какими бы мы ни были в душе бунтарями и тусовщиками, наше тело все еще помнит зарю человечества: спать с закатом, вставать с рассветом. Это естественно, это нормальный и самый правильный порядок вещей. Достаточно немного скорректировать его под свои нужды, и очень многие проблемы наладятся - я избавилась от головной боли, вечного недосыпа, физического немотивированного голода (осталась только психологическая зависимости), трясущихся рук, невоздержанности, ноющей боли в мыщцах без причины.

  Визуальные мини-советы

Под учебой подразумевает все, что помогает мне быть лучше - спорт, параллельные рабочим проекты, уход за собой и собственно учеба.

Техники тайм-менеджмента:

• 45/15 - все просто, как помидор на грядке. 45 минут работаем/делаем дела, 15 минут - перерыв, чтобы разгрузить голову. Не всегда удобно, поскольку порой важный и длительный звонок приходится не на 15 минут, а на 45. Высылать всем свое расписание слишком затратно и малоэффективно, поэтому техника хоть и действенная, все же очень шаткая и ненадежная. 
• "Лягушка на завтрак" + система поощрений - все еще проще. На один день - одна противная лягушка (неприятное дело, вроде визита к стоматологу или рутинной работы на час-два). Съедать с утра, не больше одной штуки, чтобы не было несварения ментального желудка. По поощрениям - выполненное крупное дело вознаграждается чем-то материальным, вроде новых туфель или чизкейка в кафе. Под крупным делом нельзя подразумевать мытье посуды, протирание пыли и т.д. Что-то помасштабнее - написала главу диплома или навела порядок в одежде, например.
• Напоминалки - любимая практика очень многих. Пишем список дел на день, вешаем на видное место, зачеркиваем пунктики по мере выполнения. Развешиваем по дому/офису стикеры с напоминаниями дел и планов. Делаем визуализацию: в 4-5 заметных местах вешаем "таблички уверенности" (пример - я смогу открыть свое дело; я смогу похудеть на 10 кг; я смогу защитить диплом на отлично), это помогает нам на подсознательном уровне задать себе верное направление ежедневных действий. С вечера складываем на один стул все, что может пригодится завтра - одежду, конспекты, спортивную форму, билеты в театр, явочку к зубному и т.д. Делаем всплывающие напоминалки в телефоне и компьютере. Живем, по сути, следуя некому высшему разуму, раздающему указания.
• На спор - очень полезная штука для увлеченных людей, который не хотят упасть лицом в грязь. Договариваетесь с кем-нибудь, что к такому-то и такому-то моменту выполняете то-то и то-то. Не выполняете - выплачиваете своему "надзирателю" штраф. Лучше, чтобы штраф был действительно мотивирующий - не сто рублей, а какой-нибудь там дизайнерский чехол для айпада, например.

Надеюсь, этот пост действительно кому-нибудь поможет. Надеюсь, я писала его не зря. Хочу отметить, что на подготовку этого поста и собственно написание ушло около 4-х часов чистого времени, поэтому я действительно жду отклики и комментарии.

Напишите свое мнение, понравилось/не понравилось, что хотели бы попробовать. Круто, если вы зададите вопросы, на которые я не дала здесь ответа (быть может, вылетело из головы?). Тогда я смогла бы дописать пост-дополнение, если это потребуется.

Мира вам и благополучного планирования, посоны.

Серия сообщений "Мой способ делать вещи":
Часть 1 - Всегда лучше сгореть, чем сгнить (с)
Часть 2 - Мой способ делать вещи
...
Часть 21 - Я и работа, я и деньги
Часть 22 - Конверт + марка + лист бумаги = чудо (очередной мануал)
Часть 23 - Управлять временем - гипертрофированный вариант имени меня
Часть 24 - Под бельем
Часть 25 - 20 фактов обо мне
Часть 26 - Как я дошла до жизни такой - секрет второй
Часть 27 - Серьезный подход
Часть 28 - Один мой день