Бухгалтерский учет. Великий. И ужасный.
Пособие для школьников, бухгалтеров – стажеров и неопытных индивидуальных предпринимателей.
И думать тут нечего. В экономисты она хочет!
Будет время, и экономистам не чего будет есть.
Зато бухгалтеры будут везде – деньги считают при любом строе!
С.И.Дралюк
(проректор СХИ имени Н.И.Вавилова)
(время советское, год 1980)
Семену Игнатьевичу Дралюку посвящается.
Из одного кармана убыло, в другой прибыло, или Кто он?
Сальдо-бульдо посчитаем, или Зачем он?
Лоро – ностро, или Где он?
Бухгалтерский учет, великий и ужасный. С ним, таким большим и непонятным, сталкиваются все и во все времена – от египетских пирамид до настоящего времени. В настоящее время особенно. Нет человека, который бы не дал совета бухгалтеру – медики, футболисты, менеджеры и все прочее человечество – все понимают в бухучете, все пытаются считать. Кто-то считает приблизительно, получая для себя нужный результат, кто-то - плюс-минус полкило с тем же эффектом, и лишь бухгалтеры, следуя старинной традиции, высчитают все до копеечки, несмотря на инфляции, дефляции, курс доллара и стойкое чувство лени. Огромное число молодых и рьяных идут на штурм бухгалтерской науки в институтах и академиях, и малая часть из них после окончания вуза или колледжа остается работать по специальности.
Все, о чем я здесь пишу – это бухгалтерский учет, оперетта, трагедия, фарс. Может быть, прочитав эту книгу, кто-то станет Бухгалтером, а кто-то уйдет в филологи, забыв навсегда о дебете и кредите. Если получится.
Сначала термины
Из одного кармана убыло, в другой прибыло, или Кто он?
Я не ошиблась. Бухгалтерский учет – живая система. В ней живут люди, цифры, предприятия, бюджет и даже Путин с Медведевым. Бог с ними, с президентами, в системе прекрасно уживаются все страны с самыми разными строями. Дебет, смирно! – командует бухгалтер. Кредит готовится, и все вместе строем они входят в баланс, чтобы замереть на определенную дату.
Итак, бухгалтерский учет – это система учета денег, отношений, задолженностей, доходов, расходов и прибыли. Или убытков – опять – таки кому как повезет.
В нашей жизни каждый шаг может быть описан бухгалтерскими проводками. Вот вы, да, да, именно вы поехали в отпуск на Черное море. И кто-то посчитал вам отпускные, кто-то подписал приказ, на сколько дней вам ехать и это определило, куда вы поедете и с кем. У вас родился сын – тоже замечательно. А невидимый кто-то посчитал вам пособие (кстати, учтите, что этот невидимый кто-то не виноват, что размер этого пособия именно такой – оставим это на совести президентов и депутатов), на которое вы и ваш ребенок будете пытаться жить.
Бухгалтерские проводки двоичны: из правого кармана достали – в левый карман положили. Поэтому баланс всегда сходится до копеек. Деньги взяли - долг отдали, зарплату получили. Деньги получили – кто-то вам долг отдал или дал взаймы. Это и есть самая простая модель бухучета.
Бухгалтеры договорились определенные понятия называть определенными именами - счетами. Например, кассовые операции или по-другому, операции с наличными, всегда проходят по счету 50, который так и называется «Касса». Банковские операции проходят по счету 51 «Расчетный счет». А зарплату начисляют и выдают по 70 счету. Налоги учитывают на 68, прибыль на 84 и так далее. Примерный план счетов можно посмотреть в приложении к этой книге.
Так что получение вами заплаты будет описано проводкой Дебет 70 Кредит 50 – из начисленной зарплаты выплачено наличными. Правда же, все просто.
Сальдо-бульдо посчитаем, или Зачем он?
А зачем все описывать цифрами? – спросите вы. Жили мы без бухучета и еще триста лет проживем. А неправду вы говорите, - отвечу вам я. Если уж на вершине египетской пирамиды камнем на камне высечено, сколько морковок сжевали строители, если уж дьяки при бесподобной Екатерине переписывали людей, а полицмейстер отчитывался ей же о дороговизне на рынках, неужели вы думаете, что без этого сможете прожить в 21 веке?
Каждое предприятие ведет бухгалтерский учет. Во – первых, это интересно предприятию, (А как же, большая их часть работает ради прибыли), во-вторых, это интересно государству (А как же – все предприятия платят налоги), в третьих, это интересно сотрудникам (А как же – они зарабатывают деньги, они платят налоги, они ходят в отпуск).
Правда, наше родное государство попыталось сделать широкий жест и целым законом освободило часть предприятий от ведения бухгалтерского учета, но забыло внести поправки в Гражданский кодекс, который обязывает все предприятия вести бухучет. Опять – таки, Минфин опомнился и подготовил новую версию закона ( депутаты лихорадочно, в конце 2011 года – приняли), в которой освободил от счетоводства только индивидуальных предпринимателей. Благодетель! Умные и расчетливые предприниматели без бухучета жить не могут и не будут.
Представьте себя предпринимателем! Хотя бы ненадолго, пожалуйста!
Вот вы зарегистрировались (мы к этому еще вернемся). Бухгалтера не наняли и в консалтинговую фирму не пришли (и к этому мы тоже вернемся). Вы – взрослый и умный человек (заранее известное условие задачи), и вы, конечно же, сможете вести все дела самостоятельно (кто бы сомневался?).
Прошла первая операция, товар куплен, деньги заплачены, товар продан, деньги вы получили, налоги вы посчитали, заплатили, вторая операция, третья, десятая, сотая… Увы! Первый же пришедший к вам налоговый инспектор оштрафует вас на приличную сумму в пользу государства – даже не за то, что вы налоги не заплатили (у вас все оплачено), а за то, что вы бухгалтерский учет не ведете и многое само собой разумеющееся без него, любимого, доказать не можете.
Великий бухгалтерский учет, подкрепленный самыми разными, кажущимися иногда ненужными бумажками, может защитить вас от страшного налогового инспектора (басмач-тенге по-нерусски), рассказать вам, самому любимому, в какую сторону развивать бизнес, кто вам должен и кому должны вы, и самое главное, стоит ли вкладывать в ваше дело деньги, время и все ваши умения.
Лоро – ностро, или Где он?
Бухучет – где ты? Ау, откликнись!
Зря кричите. Он просто так не откликнется. Либо вы (взрослый, умный, самостоятельный) покупаете кучу учебников, Гражданский кодекс, Налоговый кодекс, стопку инструкций, записываетесь на курсы или идете получать вторую специальность в вуз, либо нанимаете бухгалтера или консультируетесь у него же. Все требует денег, все затратно. И что еще хуже, все требует времени. Вашего времени. И только вам решать, каким способом вы будете выходить из положения.
Вы считаете, что вам неправильно начислили зарплату, премию, отпускные, пособие? А вам неправильно посчитали налоги? А у вас неточные расчеты с банком? Простите, вы же только что говорили, что вам бухучет триста лет не нужен? Еще как нужен!
Бухгалтерский учет – как море. Тихий, бесшумный и грозовой, штормящий - он требует внимательности, уважения и, прежде всего, знания своих законов, ибо он - наука, система, взлет фантазии и тупая скука. Он един. Он готов служить своим поклонникам и уничтожать своих противников.
Вот здесь и сейчас вы можете закрыть книжку. Оду бухучету я спела – пора нырнуть в море цифр и проводок. А оно вам надо?
Кассовые операции. Порядок обращения наличности.
.
Вынырнули. А вокруг деньги, узкая комната с железными дверями. Куда это мы попали? В кассу, конечно же. Потому как деньги нужно хранить в кассе. Потому как если кассы нет, то и деньги хранить нельзя. Штраф огромный, а потому лучше с кассой, чем без нее. Но мы еще поговорим об этом.
А пока… поговорим о проводках и документах.
С проводками просто: все, что в кассу приходит, попадает на дебет счета 50, что из кассы уходит - в кредит.
Давайте посмотрим на дебет пристально. Что может прийти в кассу?
- Вы можете снять деньги с расчетного счета
- Вам могут дать взаймы
- Вам могут вернуть переплату поставщики
- Вам могут вернуть подотчетные средства
- Вам в кассу могут заплатить взнос учредители (если вы работаете в ООО)
- Вам могут вернуть долг
И, наконец, самое главное – ВАМ МОГУТ ЗАПЛАТИТЬ ЗА ВАШ ТОВАР, УСЛУГИ, РАБОТУ.
Все предыдущее выручкой не является – прошу запомнить, но оплата за товар, услуги, работу – выручка, для нее действуют особые правила.
Я сознательно не перечисляю все случаи использования всех счетов, связанных с дебетом счета 50. Просто вернемся позднее.
Итак, дебет 50. Снова.
Единственным документом, проходящим по дебету 50, является приходный кассовый ордер (рис.1). Или ПКО. Но… Заполнение этих ПКО может различаться.
Вот вы – рачительный хозяин – заранее заказали деньги в банке. Или деньги вам срочно понадобились сегодня, и вы их сегодня снимаете, несмотря на повышенный тариф банка за срочное снятие. Заполнили чековую книжку, расписались, если имеете право подписи, подписали у имеющих право ее подписывать и пошли в банк. В банке вам выдали деньги. Вы их принесли на предприятие. И вот эти действия ВСЕ описываются проводкой Дт 50 Кт 51. И оформляются единственным документом – приходным кассовым ордером.
Приходный кассовый ордер имеет обязательные реквизиты и своеобразную форму. Сам документ делится на две части: собственно ордер и квитанция ПКО, которая заполняется аналогично ордеру. К обязательным реквизитам относится название организации или ИП, структурного подразделения, обязательно заполнение табличной части ордера (этой части нет в квитанции) с указанием счетов и субсчетов, даты, наименования получателя денег, основания выдачи денежных средств. ПКО подписывают два человека: главный бухгалтер и кассир. Если главный бухгалтер един во всех лицах, то он расписывается два раза, если един директор, то за всех подписывается он. Обязательно ставится печать с обязательным условием: она должна частично располагаться на основном ордере и частично на квитанции.
Во всех случаях, кроме выручки, приходный кассовый ордер заполняется обыкновенно. Но вот выручка… Ох уж эта выручка…
При получении денежных средств в качестве выручки при обычной и упрощенной системе налогообложения обязательно применение контрольно-кассового аппарата (Без ККТ – штраф!). Поэтому вы обязаны выбить кассовый чек и передать его вместе с квитанцией приходного кассового ордера покупателю. При применении единого налога на вмененный доход вы можете ККТ не использовать (выдав по требованию плательщика товарный чек), но здесь вы обязательно должны понимать, что облагается этим налогом, а что подпадает под общую систему или упрощённую. При применении общей системы налогообложения обязательно указание в ПКО на сумму НДС, при упрощенной системе налогообложения указание на отсутствие налога.
Кстати, имеется дополнительное ограничение по расчетам с юридическими лицами. Вы не можете, как юридическое лицо, платить или получать от другого юридического лица больше определенного государством лимита. В настоящее время этот лимит составляет 100000 рублей. Для физических лиц этого ограничения нет.
А теперь посмотрим на расход денежных средств. Кредит 50.
Вы сдаете деньги в банк.
Вы выдаете зарплату.
Вы возвращаете переплату покупателю.
Вы оплачиваете займ или выдаете деньги в долг.
Вы выдаете деньги под отчет.
Вы платите поставщику.
Вы оплачиваете дивиденды учредителю.
Вы платите, платите, платите…. И все это вы оформляете расходным кассовым ордером. Все в этой ситуации и проще, и сложнее.
Расходный кассовый ордер тоже имеет обязательные реквизиты и табличную часть. Только это один листок, который подписывают в идеале четыре человека: директор, главный бухгалтер, кассир и, конечно, получатель денег. Печать здесь, как бы не хотелось некоторым, не ставится. Не указываются суммы налогов, зато обязательно прописываются паспортные данные получателя денег (рис. 2).Получатель обязательно прописью от начала строки с прописной (т.е. заглавной) буквы указывает сумму полученных денег и заверяет это подписью.
Расходный кассовый ордер заполняется всегда стандартно, во всех случаях. Но в некоторых требует приложения. При выдаче заработной платы подразделению по ведомости к расходному ордеру прикладывается сама ведомость с оригиналами подписей. При оплате поставщику или покупателю (юридическим лицам) требуется приложении доверенности на получение денежных средств. При оплате дивидендов требуется копия протокола о выплате дивидендов и их расчет. А когда вы сдаете деньги в банк, в банковской кассе вам обязательно дадут квитанцию и мемориальный ордер. Мемориальный ордер вы вошьете в банковские документы к выписке, а квитанцию приложите к расходному ордеру.
Каждый день вы будете вести кассовую книгу, а если у вас есть ККТ, то и книгу кассира – операциониста (Рис. 3 и 4). Слава Богу, сейчас есть бухгалтерские программы, которые формируют кассовую книгу самостоятельно.
И обязательно соблюдать лимит кассы. Есть такая обязанность у кассира и главного бухгалтера. С 2012 года каждая организация должна составить себе лимит кассы, но в банк и в налоговую его относить необязательно. Это у вас могут затребовать только при проверке. Что значит соблюдать лимит? Остаток по кассе на момент окончания работы должен не превышать определенной суммы, указанной в расчете лимита. Для многих кассиров и бухгалтеров соблюдение этого правила приносит дополнительную головную боль: вечером добросовестный покупатель приносит вам деньги, вы обязаны их оприходовать, составить все документы, пробить чек, но… это автоматически превышает лимит кассы. Проверяет кассовую дисциплину банк, но штрафует налоговая инспекция, и штрафы за нарушение кассовой дисциплины тоже существенные. Поэтому хитроумные бухгалтеры сразу запрашивают в качестве лимита бОльшие суммы, чем надо, и обязательно прописывают в расчете возможность трат на собственные нужды, т.е. хозяйственные расходы, выплату зарплаты.
И снова хочу вернуться к вопросу о кассе. Да, именно к маленькой узкой комнате с железными дверями без окон в стенах и маленьким окошечком в двери. Сейчас банки предлагают возможность работать без кассовых операций всем, кто непосредственно не связан с розницей. Это исключительно работа по безналу. Вам открывают специальные счета, на которые вы переводите деньги, вам выдается карточка, которую вы передаете лицу, ответственному за покупки и он получает столько, сколько необходимо для решения хозяйственных вопросов. Выплата зарплаты тоже решается с помощью банков: возможность открыть зарплатный проект и перечислять заработную плату на расчетные счета сотрудников освобождает от необходимости не только снимать и сдавать деньги на расчетный счет, но и оборудовать кассовую комнату, а также содержать отдельно нанятого кассира.
К слову о кассирах. Кассир – уникальное явление среди сотрудников бухгалтерии. Во-первых, это единственный человек в бухгалтерии, с которым заключают договор о материальной ответственности. Во-вторых, это самый здоровый человек в той же бухгалтерии, поскольку регулярное посещение банков заставляет его совершать ежедневные прогулки по городу. В-третьих, этот человек обладает уникальными знаниями: в крупной организации это всегда умение работать с контрольно-кассовыми аппаратами, машинками, которые пересчитывают деньги, машинками, которые проверяют денежные знаки на профпригодность, они умеют даже без последней определять на ощупь фальшивую купюру, поскольку сумма пропущенной купюры недолжного качества будет вычтена у него (нее) из небольшой зарплаты.
Про кассу и кассиров можно говорить много и долго. О том, какими человеческими качествами должен обладать кассир, какими нечеловеческими упорностью и внимательностью. О том, как может подвести кассир главного бухгалтера, а то и директора, а может быть и все предприятие. И как директоры и главбухи ищут на место кассира человека, которому они будут доверять. Но пока хватит. Кассир ушел в банк.
