Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом пилившего дерево совершенно тупой пилой. Человек спросил его:
v Уважаемый, почему бы вам не наточить свою пилу?
v У меня нет времени точить пилу v я должен  пилить! v простонал дровосек.

 

Нехватка времени, лавина информации, которую невозможно переработать, некогда думать, некогда тратить заработанное, некогда жить! Вам это знакомо?

Существует определенная закономерность в нашем беспокойном мире: чем больше денег ты умеешь зарабатывать, тем меньше времени остается на то, чтобы не потерять вкус к жизни.
С другой стороны, если нас не удовлетворяет текущее состояние дел, то возможна одна из причин v неумение или нежелание управлять своим временем?
И если для вас уже сейчас важно начать менять свою жизнь v больше успевать, укладываться в срок, выделять время для необходимых дел и при этом не испытывать перегрузок, не утопать в планах, то начинайте действовать.
Вначале вы должны самостоятельно проанализировать  и оценить вашу настоящую ситуацию как Lнеаварийную¬, т.е. вы можете себе позволить 15-30 минут в день, в течение 4-5 недель вкладывать в проект  целенаправленной организации своего времени. Если вы  делаете вывод, что это так, приступайте к реализации проекта.
Одним из таких методов, разработанный и активно применяемый мастером российского тайм-менеджмента Глебом Архангельским, является v хронометраж. Как утверждает автор метода, простой учет времени без всяких дополнительных усилий дает положительный эффект. Самый важный результат, к которому стоит стремиться v это  выработка Lчувства времени¬. Основной задачей метода является: найти и укротить Lпоглотителя¬ ценнейшего ресурса и увидеть, где находятся Lрезервы¬ .
Как на практике использовать данный метод?
Необходимо просто   неоднократно в течение часа фиксировать совершаемые дела и расходы времени на них. И главное: Lне пытаться предпринимать никаких решительных действий по итогам наблюдений¬ хотя бы недели  три. Очень часто после таких замеров очень хочется прекратить всю эту деятельность и вернуть к прежней привычной жизни, при этом с гордостью повторять: LЯ слишком много работаю, мне не до ...¬
Или другой вариант, нахлынет сильное желание немедленно все перестроить, переделать, но- не спешите.
Помните задачу?  -   просто увидеть, на что тратится время и определить, устраивает вас такой порядок или нет.
Расходы времени лучше всего фиксировать один раз в 30-60 минут ( не реже) по памяти или при каждом переключении внимания (провели планерку - записали, позвонили v записали, съездили на переговоры-  опять  и т. д.) Желательно на данном этапе не прибегать к помощи компьютера v это усложнит процесс и привяжет вас к компьютеру. Максимальный эффект вы сможете получить, отмечая каждые 5-10 минут. Почему?  Вот как раз эти 4 минуты, которые вы потратили на своего заместителя, некстати отвлекшего вас от подготовки к важным переговорам, и 2-5 минут пока вы включались опять,  и будут теми крупицами, которые составят залежи полезного времени, рассыпанного мелкими частями в вашей жизни.
Вот самый простой способ учета v фиксация начала и окончания любого дела:

  
Смело используйте систему сокращений, иные формы таблиц, рисунки. Можно  построить табличку и зарисовывать в ней нужное количество квадратиков v равных отрезкам времени отданным определенной деятельности.
Главное, чтобы цель не терялась v устойчивое продолжительное внимание к собственному времени.
Более усложненный способ учета v фиксация продолжительности деятельности. Желательно, чтобы такой учет был вторым этапом после первого   способа ведения хронометража.
Пример такого учета:

Подзадачей такого способа является поиск непродуктивного расхода времени (мелкие передвижения, поиск нужных документов, время на переключение внимания и т.д.).
Еще один оригинальный способ учета потерянного времени предлагают  питерские бизнесмены (хотя лично меня учила бизнесвумен). Заключается он в следующем: покупаете секундомер и начинаете с ним жить с утра до вечера. Как только понимаете, что время используется непродуктивно - включаете его, перешли к важным делам - выключаете. К концу дня Lотходы¬ времени -  налицо.
Один предприниматель, чрезвычайно загруженный делами, поручил такую работу своему секретарю (правда, предварительно,  по совету тренера, оговорил с ней все критерии,   дал расписку о том, что претензий иметь не будет и разрешил следовать за ним неотступно) так к концу трудового дня ( в 8 часов вечера) было собрано 2 часа 25 минут  непродуктивно потраченного времени. А за 7 дней? А за месяц? Год?
И еще. Знаете, в чем секрет этих методов?
Вы сможете почувствовать это в середине второй или третьей недели: вы начинаете что-то учитывать, и оно само изменяется в лучшую сторону. Удивительный факт v если в своем кабинете на стене вы повесите красивый график и будете ежедневно отмечать продолжительность совещаний, она начнет сокращаться без дополнительных усилий!
Проверьте-. Не увлекайтесь только, потому что совещание исключать из деловой жизни предприятия совершенно нецелесообразно.
Когда вы почувствуете себя совершенно уверенно в ведении хронометража (когда сможете с гордостью назвать себя почти профессиональным бухгалтером своего времени), можно переходить к следующему этапу: анализу показателей, отражающих расходы времени на работы (в данном случае уместно подключать Excel v для автоматического вычисления показателей и отслеживания их динамики за несколько дней).
Таблица для оценки одного дня может выглядеть примерно так:

       
Анализируя ход дня, добавляйте комментарии и мысли о способах повышения эффективности, о том, какие меры можно предпринять для устранения потерь времени.
С помощью такой аналитики можно разделять работы на:
• основные
• навязанные
• нейтральные
Если вы хотите отследить расход времени на приоритетный проект, то классификация может выглядеть следующим образом Lработа относится к проектуне относится¬ или  телефонные переговоры Lотносятся к работе не относятся¬. Для вас важно выделить определенный, интересующий вас тип расходов времени и начать фиксировать соответствующие показатели.
В нашем примере руководитель отслеживал возможности для делегирования и освобождения для себя времени с более продуктивным использованием. Вспомните, а что и сколько вы делегируете? Что происходило с вами, когда вас от чего-то освободили?
 А оказывается,  дали и денег больше зарабатывать и удовольствие от жизни получать, и не изматывать себя рутиной. Когда понимаешь необходимость и важность v тут же находишь способ решения.
В чем трудности этих  методов?
Первая трудность- это мысль: L а зачем все это надо¬. А надо это только для того, чтобы отобрать время у ненужных и бессмысленных с точки зрения ваших целей действия и направить его на достижение желаемых результатов. А для этого ваши цели должны  быть не просто записаны, они должны  жить внутри вас, и  вы должны быть уверены на все 100%, что они реальны, и достижение именно этих целей позволит вам обрести счастье в жизни.
Второе наиболее сильное препятствие хронометражу - динамичность управленческой работы, перенасыщенность информацией, контактами, делами. Естественная первая реакция менеджера на предложение провести хронометраж: LВ течение рабочего дня мне на это отвлекаться совершенно невозможно, я для этого слишком занят¬.
На первый взгляд это кажется справедливым. На самом же деле на запись своих дел и их длительностей требуется в совокупности не более 10-15 минут в день. Проблема заключается в том, чтобы помнить о необходимости вести записи. Но это вскоре входит в привычку и перестает быть затруднительным.
Справиться с проблемой необходимости помнить о хронометраже помогут простые технические приемы. Например, можно связать заполнение тайм-шита с каждым взглядом на часы; поместить листок с данными хронометража в ближайший раздел органайзера, и т.п. При этом очень важно не придавать большого значения своей забывчивости - на первом этапе она нормальна. Если вы внезапно обнаруживаете, что вот уже 3 часа не записываете то, чем занимались, не нужно огорчаться, раздражаться и бросать хронометраж. Просто начните его снова, с того момента, в который о нем вспомнили. Постепенно размеры таких Lнеучтенных участков¬ будут сокращаться, и через несколько дней сведутся к нулю.
Третья  трудность связана с формами учета. Цифры могут не давать достаточно наглядной для вас картины. Тогда удобно воспользоваться Lхронокартой¬.
На такой карточке вы изображаете ход дня графически. Это требует более объемных листов учета и некоторых усилий по распечатке карточек, но зато позволяет легко вести учет - просто рисуя на карточке полоски нужной длины. Кроме того, вы получаете очень наглядное изображение вашего рабочего дня. При ведении прицельного хронометража и аналитики работа с такой хронокартой будет излишней, но на начальном этапе выработки Lэффективного мышления¬ может оказаться очень полезной.
Четвертая трудность,  у вас может возникнуть желание немедленно что-то изменить и сомнения по этому поводу. Например, один директор дизайнерской фирмы спрашивал Глеба Архангельского  после первых дней хронометража: LИногда я часами сижу и просто пью кофе, и сейчас я недоумеваю - записывать мне это как поглотитель времени, бороться с этим? Но иногда после этого сидения приходят в голову новые идеи?¬ Здесь, как и в любом другом подобном случае, ответ один: не нужно пытаться резко изменить свой сложившийся рабочий стиль, сразу выяснить Lправильно ли я делаю то-то и то-то?¬ и перекроить устоявшиеся привычки. Развитие должно быть только эволюционным. Если какие-то показатели в результате наблюдений начинают изменяться в лучшую сторону сами - прекрасно, но это пока не главная задача. Главное - получить объективную картину своего времени, а также сделать хронометраж приятной и естественной привычкой, позволяющей вам Lподдерживать тонус¬, высокую сосредоточенность и эффективность.
Итак, ваши практические действия:
1.Распечатать нарисованную в Word табличку, или просто взять чистую бумагу, и начать учет своего времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять.
2.Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до 5 минут. Если необходимость это делать забывается - не удивляться и начинать учет с того момента, в который вспомнилась.
Выработав у себя Lчувство времени¬ и Lчувство эффективности¬, наслаждаться красивыми решениями в области повышения производительности, которые будут приходить к вам сами.
Существует еще один  LТМ-метод для ленивых¬, позволяющий достигнуть колоссального роста эффективности, затрачивая всего 1-2 минуты в день.
Метод, позволяющий достичь таких фантастических результатов, предложил Дмитрий Литвак. Заключается он в следующем.
Вы распечатываете ( а лучше всего изготавливаете вручную, штучка-то психологическая) и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от слова Lпинать¬). Отличие этого календарика от обычного: над графиком текущего года изображен список цифр - годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком - от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня оптимизма.

Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно - с лирическими воспоминаниями. Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению.
Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще, особенно в нижнюю строчку
Можете поверить, больше недели Lобработки пинариком¬ никто не выдерживал - методы работы начинают меняться стремительно, а эффективность - расти. Причем на первых порах даже делать ничего не нужно - все происходит само.

В следующих статьях мы поговорим о простых и эффективных методах для работы с хаосом и неопределенностью, не требующих больших усилий, творческой лени,  о скорой помощи  в  аварийных ситуациях и других полезных идеях. Это  позволит вам легко создавать собственные приемы и методы, и  легко взять  под контроль вашу главную собственность - ваше время.

Галина СНОП