4. Основные методы подготовки материалов для СМИ
4.1. Основные элементы, используемые при написании пресс-релиза:
1) Эмблема вашей организации
Дает средствам массовой информации быструю идентификацию того, от какой организации прибыл пресс-релиз. Это необходимо, так как СМИ могут получать сотни пресс-релизов за короткое время. Это также говорит принимающему пресс-релизы о том, продолжать читать его или нет.

2) Заголовок "Пресс-релиз"
Указывает журналисту тип документа. Журналисты имеют дело с большим количеством поступающих документов, поэтому важно, чтобы заголовок был большим, что делает его легко узнаваемым.

3) Название пресс-релиза
Привлекает и акцентирует внимание, даёт общее представление о теме и значении проблемы
Должен быть привлекателен - найдите цифру/шокирующую статистику и включите в название
Не должен быть длинным - максимум две строки

4) "Эмбарго" и сроки
дата эмбарго - время, начиная с которого, релиз может быть впервые опубликован
так как средствам массовой информации необходимо планировать расположение их публикаций, они часто нуждаются в информации заранее. Если Вы предоставляете пресс-релиз и не хотите, чтобы он был опубликован ранее определённой даты или события, Вы должны предоставить эту дату эмбарго. Иначе средства массовой информации имеют право опубликовать пресс-релиз в любое время.
Имейте в виду, что средства массовой информации не всегда могут соблюдать дату эмбарго, хотя обычно они это делают.
Вы также можете написать "Срочный Выпуск", если Вам не нужна задержка времени для публикации, и ваш пресс-релиз связан с горячими, текущими новостями.
средство массовой информации зачастую будет издавать пресс-релиз в день эмбарго, а не позже, с целью быть первыми, кто опубликует эту новую информацию

5) Точно структурированный первый абзац:
должен быть разработан так, чтобы расположить читателя.
должен отвечать на вопросы что, почему, где, кто, когда
должен быть обобщенным, при этом охватывающим ключевую, важную информацию.
должен побуждать читателя продолжить читать дальше, однако, если читатель прочитает только этот абзац, он должен получить полное представление о содержании вашего пресс-релиза.
пишется несложными предложениями (это также относится и ко всему пресс-релизу).
состоит приблизительно из 2-3 строк или 2-3 предложений.
не содержит повторов.

6) Цитата или фраза с фамилией
придает правдоподобие, представляет индивидуальное мнение, очеловечивает пресс-релиз
приводит надежный источник, с которым средство массовой информации может связаться для дальнейшей информации, уточнений или цитат. Это также создает возможную вероятность для диалога с прессой.
Делает материал более интересным
Редакторы любят цитаты и мы должны дать им то, что они любят

7) Вспомогательная часть
Второй абзац и основная часть статьи, которая может излагаться в свободной форме

8) Примечания для редакторов
примечания, находящиеся в сноске, дополнительная информация для редакторов, такие как информация, которую необходимо разместить в начале статьи, но она слишком велика, чтобы включить их в основную часть пресс-релиза.
напоминают, что картинки, графика, таблицы, диаграммы имеются в наличии (или они посылаются вместе с пресс-релизом, чтобы оно сразу могло броситься в глаза). Можно также включить в пресс-релиз Интернет-ссылку, с которой журналист мог бы загрузить графику, или Вы можете послать графику по электронной почте.

9. Контактная информация
имена, номера контактных телефонов (больше чем один!), факса и адреса электронной почты людей, с которыми можно связаться по поводу статьи.
в список должен быть внесен больше чем один контакт
Удостоверьтесь, что адреса и телефоны работают, и что Вы являетесь доступными. Работники средств массовой информации чрезвычайно заняты и работают в жестком режиме; они нуждаются в быстром и удобном способе получения информации.

10) Рамка о возможности фотосъемки
в верхнюю часть пресс-релиза может быть добавлен дополнительный элемент - рамка с информацией о возможности сделать фотографии, которая содержит дату, время, место и характер события. Это укажет журналисту, где и когда он должен быть вместе с фотографом

Как посылать пресс-релиз?
Отправляйте пресс-релиз по факсу. Иногда он может быть доставлен курьером.
Сделайте контрольный звонок, чтобы убедиться, что факс получен (или же можно сделать подтверждение по электронной почте).
Следует знать, кому Вы посылаете пресс-релиз. Сначала свяжитесь со СМИ, чтобы знать, куда посылать пресс-релиз. Ваша статья может быть уместна в колонке новостей, в которой может быть несколько различных разделов, типа спортивных событий, развлечения, здоровье… Возможно, следует послать больше чем одну копию для различных людей или отделов.
Вы можете послать также сопроводительное письмо, но лучше, чтобы информация находилась на одной странице с пометкой сверху: "Внимание: имя получателя".

Общие советы относительно Пресс-релизов:
Почти любая информация может заслуживать освещения в печати, если она хорошо подана.
Сделайте сообщение легким для редактирования. Короткие, хорошо структурированные предложения облегчат процесс внесения правок и удержат редакторов от изменения чего-либо в вашем тексте. Это поможет также сделать абзацы достаточно самостоятельными единицами, что минимизирует редактирование ваших предложений.
Помните, что в первый раз Вам вряд ли удастся написать идеальный пресс-релиз, но это не должно удерживать Вас от написания пресс-релизов - средства массовой информации нескоро перестанут ими пользоваться. Со временем Вы научитесь.
Избегайте использовать технический язык; объясняйте сокращения
Излагайте факты, а не эмоции.
Объясняйте статистику.
Облегчайте работу журналистов и давайте им то, что они хотят. По утрам журналисты менее загружены, и в это время с ними лучше всего вести переговоры, поскольку они в начале редакционного планирования.
Имейте в виду, что переводы на другие языки занимают время, но они чрезвычайно важны, особенно в странах, где в ходу несколько языков.

Будьте в курсе цикла создания новостей: Этот пункт различен для разных стран и для различных форм СМИ.
Используйте в своих интересах преимущества времени, когда происходит мало событий и новостей (например, обычно меньше новостей происходит в выходные дни, летом и во времена праздников, меньше событий, чем утром и вечером, происходит с 14-00 до 18-00, хотя у журналистов еще в разгаре рабочий день).
организация должна регулярно подавать прессе новые материалы. Это может быть 1 пресс-релиз каждые 2 недели, или один в месяц. Большинство общественных организаций недостаточно часто дают свою информацию в СМИ. Чем чаще вы будете выпускать пресс-релизы, тем чаще вы будете на слуху.


4.2. Некоторые общие подсказки о написании и использовании пресс-релиза
Обычная газета может получать до 200 пресс-релизов в неделю. Приблизительно 30% статей СМИ в значительной мере базируются на пресс-релизах.
Пытайтесь думать как журналист. Думайте о том, что в материале нового и какой он предлагает угол зрения. Действительно ли это интересно? Является ли этот взгляд на проблему отличным от других, новым или необычным? Помните, что Вы конкурируете с тысячами других событий, проблем и организаций.
Пишите так, как бы это делал журналист. Придумайте заголовок, который привлечёт внимание. Начните с наиболее интересной, волнующей или провокационной информации. Второй абзац должен усилить первый, а последующие абзацы должны быть написаны в порядке нисходящей степени важности.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: не делайте огульных комментариев, не поддерживая их сильными аргументами. Ссылайтесь на факты или исследования, если это необходимо.
Если Вы пригласили гостя, не просто назовите его имя; расскажите о нем кое-что интересное. Некоторые люди вызывают интерес уже при одном упоминании их имени, но большинство людей не известны.
Удостоверьтесь, что нет ошибок в правописании или пунктуации. Следует иметь корректора, который проверит все перед выпуском релиза.
Если необходимо, объясните кратко роль организации и/или включите страницу вводной информации.
Печатая пресс-релиз, оставляйте широкие поля (СМИ будет нуждаться в пространстве для редакторских правок), печатайте только на одной стороне и постарайтесь придать привлекательный вид вашему пресс-релизу.
Если Ваш первоначальный контакт происходит по почте, дальнейшие шаги осуществляйте по телефону. Скажите то, что вы хотели сказать, не более чем за 30 секунд, так как репортеры чрезвычайно заняты. Ведите учет Ваших контактов со СМИ и их ответов.
Думайте о подкреплении Вашего уже опубликованного релиза другими материалами. Если эти материалы не опубликуют, возможно, Вам следует переписать их ещё раз в качестве письма редактору.
Если ваш релиз не был опубликован, не падайте духом. Попытайтесь узнать причину, затем попробуйте снова.

4.3. Различные типы материалов для установления контакта со СМИ
Пресс-релиз: лучше всего для печатных СМИ, у которых много времени для подготовки материалов и которые ограничены в источниках информирования. Пресс-релиз должен быть написан так, чтобы быть переизданным непосредственно или с немногими изменениями. ?(См.? раздел об основных элементах пресс-релиза)
Информация о предстоящих новостях или событиях: менее формальный материал, не для прямой перепечатки. Следует отправлять факсом или доставлять курьером для уведомления СМИ о событии, которое заслуживает освещения в печати. Всю необходимую информацию в новостях такого рода следует размещать не более чем на одной странице.
Запечатанное письмо: Используйте для передачи эксклюзивной информации заинтересованному журналисту
Письмо Редактору:? обычно публикуются те письма, которые реагируют на новости, передовые статьи или другие письма, публиковавшиеся ранее. Свяжитесь с газетой, чтобы узнать о требованиях (обычно 300-500 слов). Письмо дает возможность выдвинуть вашу собственную точку зрения.
Периодическое информирование: эффективный метод обеспечивать СМИ информацией о текущих событиях. Если информацию посылают на привлекательной листовке с эмблемой организации, более вероятно, что СМИ обратят на неё внимание. Ежемесячная листовка может дать журналистам представление о вашей теме. Дальнейшую информацию можно было бы предложить в конце информационного сообщения для тех журналистов, которые заинтересуются.
Факты: Обеспечьте репортеров данными, которые должны подкрепить их историю и которые они очень ценят. Вы можете предложить СМИ листовки с фактами по всему диапазону проблем контроля над табаком, при этом можно использовать материал, уже доступный в сети, если Вам не хочется готовить ваш собственный.
Рекламный листок или брошюра: полезны для представления репортерам вашей организации и проблемы, которой вы занимаетесь. Эти материалы сообщают им, что Вы являетесь надежным источником информации в вашей области. Они также полезны для информирования репортеров о специфических проблемах, касающихся табака, в качестве потенциальной темы для будущего материала.
Открытая статья: газетные передовицы или статьи, публикуемые напротив колонки редактора, обеспечивают другую платформу для продвижения вашей программы. Лидеры общественного мнения и внештатные сотрудники часто пишут короткие эссе. Свяжитесь с редактором страницы мнений, чтобы узнать о требованиях для этих эссе (обычно 500-700 слов). Информация должна быть своевременной и предлагать иной и/или уникальный взгляд по важной в настоящий момент проблеме. Открытая статья не обязательно должна быть прямым ответом на уже опубликованный материал

Выбор времени - когда нужно послать ваш материал в СМИ
Всегда помните о крайних сроках репортеров. Если Вы не уверены в сроках, свяжитесь с сотрудниками СМИ и узнайте наиболее удобное время для отправки Вашего релиза.
Информацию о предстоящих новостях или событиях отправляйте по почте или факсом, по крайней мере, за две недели до запланированного события для еженедельных изданий, за неделю для ежедневных изданий.
Если Вы подготовили пресс-релиз о событии, которое уже было освещено в новостях, и надеетесь попасть в сводку новостей на радио того же дня или в газеты на следующей день, то ваш пресс-релиз должен быть послан как можно быстрее факсом или курьером.
Другой вариант рассылки крупномасштабного пресс-релиза, которым не стоит пренебрегать, это коммерческая служба распространения, которая за плату разошлет ваш релиз любому количеству средств массовой информации по вашей стране.
Ежедневные газеты и телевизионные программы новостей предпочитают принимать пресс-релизы утром, что даёт им возможность вовремя подготовить материалы к выпуску.
Выходные дни - в это время обычно происходит затишье в новостях, что даёт хорошие возможности продвинуть менее горячие материалы. Аналогичным образом январь не очень урожаен на политические новости, и СМИ интересуются обеспечением читателей более легким материалом.
Газетные рубрики, типа образа жизни, путешествия или рубрика образования, могут появляться только раз в неделю и поэтому имеют больше времени для подготовки материалов. Это также касается специальных программ на телевидении и журналов, которые подготавливают материалы за месяц вперед. В этих случаях у Вас есть выбор, когда посылать свой релиз.

Добавление фотографий
Газеты и журналы добавляют графику, комиксы, рисунки и фотографии, чтобы сделать истории более интересными. Рейтинг многих историй, заслуживающих освещения в печати, возрастает за счет хорошей иллюстрации.

Вы можете заинтересовать редактора или репортера в вашей истории и увеличить ваш шанс на публикацию, дополняя материал картинками или привлекая внимание возможными фотографиями. Газета может использовать вашу иллюстрацию или прислать фотографа.

Фотографии должны быть: хорошего качества и профессионального стандарта
помечены на оборотной стороне, с именами и должностями людей на фотографии, названием организации, которую они представляют.


Нужно учесть, что фотографии редко возвращают.