На любом предприятии, которое что-то производит и продаёт, всегда есть отдел закупок и отдел поставок. Люди, которые работают здесь, должны обладать специальными знаниями, хорошо знать рынок и его конъюнктуру, уметь составлять договора и следить за их выполнением. Он должны свободно ориентироваться в мире управления закупками, чтобы предприятие имело возможность нормально функционировать. Малейший сбой в работе отдела и всё предприятие остановится, так как могут начаться перебои с материалами, комплектующими, в зависимости от профиля предприятия. Ведь одни предприятия могут специализироваться на сборке автомобилей, другие на производстве колбасы. И в том и в другом случае недостаток любого из необходимых элементов – запчастей или специй – приведут к остановке работы всего предприятия. 

Для управления процессом закупки можно иметь целую гвардию профессионалов, каждый из которых будет отвечать за какой-то свой участок, а можно минимизировать расходы на управление закупками, используя автоматизированную систему управления закупками. При этом исчезает необходимость визуально просматривать каталоги необходимых товаров и материалов – система управления закупками следит за всем самостоятельно, без помощи человека, своевременно сигнализируя о нехватке того или иного материала. При внедрении автоматизированной системы управления закупками, прежде всего, уменьшаются расходы на управление закупками, а следовательно и на всех управленческих расходах, входящих в себестоимость производимой продукции. Продукция, производимая предприятием, становится дешевле, а, значит, получает выгоду покупатель.