Цитата сообщения Матильда_Пупкина
секреты EXCEL (часть пятая)
==============================================
: Секрет двадцать пятый "Ввод дробных сел"
==============================================
Пользуетесь ли вы вводом дробей?
А доставляет ли вам удовольствие этот процесс?
Не знаю, как вы, но большинство пользователей считает, что эксел просто проклял эти дроби, отказываясь их вводить в другом формате ячеек, кроме «дробного».
В общем формате он переделывает их в дату, а в числовом в результат деления числителя и знаменателя. А ведь дроби встречаются не так часто, что бы для них переводить формат ячеек в «дробный» сразу диапазон. Вот и приходится для каждой ячейки, где должна поселиться дробь индивидуально менять формат ячеек.
Сейчас я вам покажу, как заранее оповестить excel, что сейчас в него будет введена дробь, даже при «стандартном» формате ячейки. Для этого перед вводом дроби впишите 0 (ноль), поставьте пробел и «вбивайте» дробь. После этого ноль исчезнет, а эксел автоматически изменит формат ячейки на «дробный».
==============================================
: Секрет двадцать шестой "Выделение диапазона"
==============================================
Существует несколько способов быстро выделить диапазон:
1) При помощи клавиши Shift Сначала установите активную ячейку на правый верхний угол диапазона, который надо выделить. Затем удерживая Shift нажмите на нижний левый угол диапазона и произойдет выделение.
Аналогичным способом работает и кнопка F8. Но ее удерживать не надо. Установите активную ячейку, нажмите на F8 и нажимайте на крайнюю нижнюю ячейку.
2) При помощи клавиши CTRL Данная клавиша позволяет выделить несвязанные диапазоны. Надо во время выделения всё время держать эту кнопку, а мышью выделять объекты.
3) При помощи сочетания клавиш CTRL+SHIFT+* можно мгновенно выделить диапазон в котором в данный момент находится активная ячейка.
Концом диапазона excel будет считать пустую строку и столбец. Этот способ выделения очень удобен, если на листе имеются несколько таблиц.
==============================================
: Секрет двадцать седьмой "Разбивка текста"
==============================================
Мне неоднократно приходилось встречаться с такой проблемой. Необходимо разбить текст из одного столбца на несколько других. Например, сейчас в столбце «А» имеются фамилия, имя, отчество сотрудников фирмы. А нам крайне важно, что бы фамилия была в столбце «А», имя в «В», а отчество в «С».
Операцию по расчленению столбца надо начать с того, что, выделив нужный столбец, пройти «данные» - «текст по столбцам…». ( В Excel-2007 вкладка «данные» сектор «работа с данными»)
В появившемся окне укажите формат данных. Как правило, это «с разделителями» ведь наверняка между данными которые вы хотите разделить имеется пробел, или знак препинания. Нажимаем «далее».
На втором шаге выбираем, что именно находится между словами, обычно, как я уже замечал это пробел. Ставим галочку и жмем далее.
На третьем шаге, если не надо указать формат данных столбца, нажимаем «готово».
А чтобы проделать обратную операцию надо воспользоваться знаком склейки -&. К примеру в ячейке А1 находится "Иванов", в B1 - "Иван", в C1 -"Иванович". В ячейке А4 составим вот такую формулу:
=A1&B1&C1
А если хотим, что бы между фрагментами были пробелы, то формулу запишем таким вот образом:
=A1& " "&B1&" "&C1
==============================================
: Секрет двадцать восьмой "Ограничение ввода"
==============================================
Предположим, что нам надо вводить в определенные ячейки значения строго ограниченного размера. Например, это может быть почтовый индекс, который должен состоять только из 6 символов.
Но зачастую, при торопливой работе в подобные данные закрадываются ошибки в форме большего, или меньшего количества символов. Поэтому для определённых ячеек можно ограничить количество вводимых символов определенным числом.
Для этого выделяем ячейки ( можно целиком строку(и), столбец(ы)), в меню выбираем «Данные – Проверка».( В Excel-2007 вкладка «данные» сектор «работа с данными».) В появившемся окне в графе «тип данных» выбираем «длина текса», в графе «значение» - «равно», а «длину» указываем –«6» (для индекса).
Во вкладке «сообщение об ошибке» можно дать индивидуальное название и сообщение об этой ошибке. И нажимаем ОК.
Теперь при попытке ввести в указанные вами ячейки значения не равные по длине 6 символам, появится сообщение об ошибке. Причем ввести данные другого размера не получится. Если всё же ограничение по длине у вас не принципиально, то во вкладке «сообщение об ошибке» выберите пункт «предупреждение», а не «остановка» как по умолчанию.
Теперь сообщение об ошибке будет появляться, но вы получите возможность вписать значения другого размера. C помощью проверки можно ограничить ввод значений не только по длине текста, но и по величине числа, дате и так далее ( даже можно установить выбор из определенного списка).
Если данные уже внесены, выделить среди них недействительные можно следующим образом:
1) Выделяем нужный диапазон и заходим «Данные – Проверка», выбрав нужное нам условие (Например, значения должны быть больше 130)
2) Выбираем «Сервис – Зависимости формул – Панель зависимости»
3) В появившейся панельке выбираем «Обвести неверные данные»
( В Excel-2007 вместо двух последних пунктов выбираем «Обвести неверные данные», которая находится вместе с проверкой на вкладке «данные» сектор «работа с данными».)
После этого все значения, неудовлетворяющие условию «проверки» будут выделены, и вы быстро их сможете подкорректировать.
==============================================
: Секрет двадцать девятый "Управление форматом"
==============================================
Все мы очень часто пользуемся копированием ячеек из различных областей, листов и книг. Но при копировании переносится не только значение, но и формат ячеек. Это незаметно если форматы одинаковы, но порой «чужая» ячейка сильно отличается от общего фона редактируемой области.
Приходится лазить в «формат», изменять размер, тип шрифта и т.д, что бы «чужестранка» не выделялась на общем фоне.
Но уже на стадии вставки можно избавить себя от дополнительных манипуляций. Для это после вставки нажмите на силуэт иконки «вставка», которая появится в правом нижнем углу вставляемой ячейки (ячеек) и выберите пункт «использовать форматы конечных ячеек».
Теперь вставляемая ячейка примет формат ее новых соседей.
==============================================
: Секрет тридцатый "Условное форматирование"
==============================================
Довольно часто числа в формулах принимают недопустимые или критические значения. Например, количество предметов получается отрицательным.
В подобных случаях можно привлечь внимание к подобным числам. Для этого имеется очень полезная функция «условное форматирование».
Найти её можно в разделе меню «формат».
В появившемся окне нужно выбрать при каких условиях будет применяться «условное форматирование» ( Например, при значении меньше нуля и т.д.). А также какое именно форматирование будет применено, после соблюдения действия.
Например, в бухгалтерском балансе актив и пассив должны быть одинаковыми. Поэтому для контроля ставиться формула. Актив минус пассив. Естественно, что число должно быть равно нулю, иначе в балансе ошибка.
В этом варианте через «условное форматирование» можно задать, например «Когда число не равно нулю – окрасить ячейку в красный цвет». И теперь ошибка всегда будет сразу бросаться в глаза.
В Excel - 2007 «условное форматирование» находится на вкладке «главная», сектор «стили». Выбираем «условное форматирование - правила выделения ячеек - .... »
Серия сообщений "СОФТ":
Часть 1 - переводчик
Часть 2 - полезное
...
Часть 11 - секреты EXCEL (часть третья)
Часть 12 - секреты EXCEL (часть четвёртая)
Часть 13 - секреты EXCEL (часть пятая)
Часть 14 - секреты EXCEL (часть шестая)
Часть 15 - полезное....
...
Часть 32 - Использование якоря на Ли.ру
Часть 33 - Супер удобная программа. Забираем видео, флеш и т.д. без шума и пыли.Плюс учимся html
Часть 34 - Изготовление визиток (бесплатная прога)
