Удаленная работа имеет целый ряд особенностей, отличающих её от привычной работы в офисе. Если в офлайне мы может расположить к себе собеседника личным обаянием и безукоризненностью манер, то он-лайн играет по другим правилам – здесь общение происходит посредством электронной почты, icq и других средств связи.
Сегодня я хочу затронуть особенности этикета деловой электронной переписки. Затратьте несколько минут на ознакомление с ними и эффективность вашей переписки значительно возрастет.
Деловой этикет копирайтера. Значение темы
Если вы отправляете деловое письмо по электронной почте, особое внимание уделите графе «Тема». Малосодержательная или двусмысленная фраза, обозначенная в теме, может привести к тому, что послание не достигнет адресата – антиспам может просто не пропустить подобное письмо. Помимо этого адекватная тема поможет адресату сориентироваться и не проглядеть важное письмо – не стоит забывать, что в некоторые почтовые ящики приходят сотни, а порой даже тысячи всяческих посланий.
Деловой этикет копирайтера. Структура делового письма
Четкое структурирование позволит читателю охватить письмо буквально одним взглядом. Это значительно повышает шансы на то, что ваше послание будет внимательно изучено, а не отправлено в корзину.
Заголовок – здесь должна прозвучать основная идея письма;
Приветствие – в большой степени зависит от степени доверительности отношений с оппонентом. Следует учесть, что при составлении персонального послания свое уважение вы можете выказать, обращаясь на Вы;
Содержание, а также непосредственная цель послания – лаконично, но полноценно опишите все, что вы хотите донести до удаленного собеседника. Не забывайте разбивать текст на абзацы – сплошная «простыня» вызывает раздражение. Человек может просто передумать читать ваше письмо, увидев столь тесные ряды «значков»;
Прощание – как и приветствие, зависит от доверительности отношений. Строгое деловое письмо логично завершить стандартно фразой «С уважением»;
Подпись автора письма следует сразу за прощанием. Большинство почтовых сервисов дают возможность вставлять подпись автоматически. Хорошенько продумайте стиль своей подписи – в деловой переписке недопустимы фривольность и двусмысленность;
Ссылка на сайт компании либо на личный сайт ставится после подписи;
Деловое письмо желательно украсить логотипом – это положительно сказывается на имидже компании и делает её более узнаваемой.
Деловой этикет копирайтера. Особенности переписки
Если вы намерены поддерживать деловые отношения, старайтесь, чтобы оппонент не ждал ответа более двух суток. Особенно актуально это для писем с вложениями – своевременный ответ даст вашему визави понять, что вы все получили и без проблем открыли.
Завершение деловой переписки подчиняется правилам этикета телефонных разговоров – последнее письмо должен отправить тот, кто начал переписку.
Деловой этикет копирайтера. Формат электронного письма
В большинстве случаев электронная переписка не требует объемности, наоборот, лаконичность всячески приветствуется. Приложите все старания для того, чтобы словам было тесно, а мыслям просторно.
Разбивайте текст письма на смысловые абзацы – в таком формате текст на экране лучше воспринимается. Уделите внимание формату шрифта – жирное выделение, курсив и заглавные буквы предназначены для выделения ключевых моментов. Не перегружайте текст подобными выделениями.
Текст, набранный заглавными буквами, при чтении воспринимается как КРИК. Сложно представить себе партнеров, которые кричат на деловых переговорах. Не допускайте подобный промах в электронной переписке.
Уделите внимание пунктуации и орфографии. Знаки препинания позволяют сделать текст более объемным, живым. С их помощью вы можете расставить правильные акценты. Фраза «Казнить нельзя помиловать» не зря стала практически нарицательной. Всего одна запятая может решить судьбу человека.
Большое количество орфографических ошибок обычно свойственно для людей малограмотных. Случайная опечатка может вызвать лишь улыбку на лице вашего оппонента, но большое количество ошибок чернильным пятном расползается на вашей репутации. Старайтесь проверять текст деловых писем перед отправкой.
Серия сообщений "Бизнес":
Часть 1 - Живи он-лайн с пользой для кошелька.
Часть 2 - HeaCorp Service: новый сервис для продвижения и заработка на сайте
...
Часть 7 - Бриф — секретное оружие…
Часть 8 - Как делать деньги: 12 правил Герберта Кэссона
Часть 9 - Деловой этикет копирайтера – электронная переписка
Часть 10 - 10 советов фрилансерам, не желающим слушать романсы своих финансов
Часть 11 - Мастер класс по бисероплетению ожерелья.
Серия сообщений "Этикет":
Часть 1 - ICQ-этикет
Часть 2 - Недовольный заказчик – инструкция к применению
Часть 3 - Деловой этикет копирайтера – электронная переписка
Часть 4 - В театре (Правила этикета)
Часть 5 - Визитная карточка (Правила этикета)
...
Часть 25 - Этикет приветствия
Часть 26 - Национальные особенности этикета в Египте и арабских странах
Часть 27 - Семейный Этикет
