Случалось ли с вами такое: зная, что нужно что-то сделать очень важное, мы откладываем это до последнего момента. Когда поджимают сроки, концентрируемся и, напрягаясь изо всех сил, выполняем намеченное. Не правда ли, сразу вспоминается русская поговорка: «Мужик долго запрягает, но быстро едет». В результате – кони взмылены, сани от быстрой езды требуют ремонта. А если бы чуть раньше выехать?

Как же научиться выбрать из массы дел те, что, действительно, требуют пристального внимания и чтобы не делать их в последний момент.

В своей книге «Главное внимание – главным вещам» Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра, помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на которые должны быть направлены наши силы. Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д.Эйзенхауэру.  В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Эйзенхауэр предложил инструмент для управления временем, который получил название «Матрица Эйзенхауэра».

Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться какие задачи важные и какие требуют срочности. Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными — называют те дела, которые нельзя отложить.

Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:

• A — Важное и срочное
• B — Важное и не срочное
• C — Срочное, но не важное
• D — Не срочное и не важное

Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.

А — Важное и срочное.

В идеале, если человек организован, то эта часть дел минимальна. Список её пополняется только незапланированными, форсмажорными, внезапно возникшими делами. Часто они появляются в результате кризиса или аврала.  Эти дела очень важные и откладывать их не получится.

Примеры важных и срочных дел:

1. Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.
2. Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.
3. Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ.
4. Болезнь из-за переутомления.
5. Вызов сантехника – прорыв канализации.

Такое случается с каждым и очень часто этим делам мы отдаем много сил, а это приводит к стрессу. Постоянно авральная жизнь подобна выходу в море во время шторма.

Давайте посмотрим, можно было бы избежать возникновения этих дел и попадания их в список важных и срочных.

1. Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.  – Правильное планирование и организация работы над проектом обеспечили бы своевременную подготовку проекта без аврала.
2. Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.  - Никто не застрахован. Но, регулярное медицинское обследование и здоровый образ жизни, возможно, помогли бы избежать этой проблемы.
3. Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ. – Качественный подбор поставщиков залог стабильной работы производства.
4. Болезнь из-за переутомления. – Организация отдыха и проведения свободного времени имеет большое значение в сохранении здоровья.
5. Вызов сантехника – прорыв канализации. – Профилактика сантехнического оборудования свела бы к минимуму возникновение чрезвычайной ситуации.

Как видим, многое зависит от организованности человека, его умения предвидеть неприятности и планировать профилактические мероприятия. А это уже относится к задачам важным, но не срочным.

В — Важное, но не срочное.

Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Мы можем проявить все свои качества организатора и исполнителя. Отсутствие спешки помогает  спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. По времени важные дела, не требующие срочного выполнения самые большие. Если человек достаточно времени сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но нужно помнить, если дела важные и не срочные  постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд важных, но срочных. И тогда стресс обеспечен.

Примеры важных и не срочных дел:

1. Выполнение запланированных текущих дел – рутины.
2. Планирование и подготовка перспективных проектов.
3. Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.
4. Налаживание отношений – семья, друзья, родные.
5. Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов, общение с активными и успешными людьми.

Понятно, что именно эта группа дел приносит не только пользу, но и удовлетворение в нашей жизни. Поэтому ей нужно уделять самое пристальное внимание.

А теперь рассмотрим, нужно ли нам обращать внимание на не важные дела, хотя они могут быть как срочными, так и не срочными.

С — Не важное, но срочное.

Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет. Иначе ваша жизнь будет подчинена случаю, а вы станете подобны марионетке. Потому что такие срочные дела начнут поглощать все больше вашего времени, отвлекая от, действительно, важных дел.

Примеры не важных и не срочных дел:

1. Внезапный телефонный звонок.
2. Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.
3. Помощь в выполнении чужих дел.

D — Не важные и не срочные.

Такие дела можно назвать поглотителями времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют то, что от них просто нужно избавляться.

Примеры не важных и не срочных дел:

1. Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.
2. Бесцельный просмотр телепередач.
3. Компьютерные не развивающие игры.

Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу. Но в тоже время, если цель такого времяпрепровождения дать разрядку после напряженной работы, то их можно отнести к важным, но не срочным.

А теперь вспомним, мы для наглядности наши дела обозначали буквами: A, B, C, D.  

• • • A — авральные дела.
    • B - важные и нужные дела.
    • C — сорные и вынужденные дела.
    • D — другие ненужные дела.

В заключении хочу сказать, что такое распределение дел работает. Когда мы научимся выделять важные дела, отдавать им всю свою энергию, то наша жизнь будет наполненной. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать нам жить.

Источник