Золотые правила планирования времени

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий.

Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает руководителю возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.

В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Предлагаем сформулированные нами десять "золотых" правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени.

1) Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного "разбега" и "погружения" в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.

2) Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.

3) При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную "говорильню". Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время - деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.

4) Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.

5) По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).

Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!

6) В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг "на стороне" будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание дополнительного штатного сотрудника.

7) Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика "нарезания салями").

Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно "увиливать" от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их "в долгий ящик". Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

8) Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории "А" (ЦДФ).

В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для вас дел, относящихся к так называемой категории "А", или А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т.п., нужно дополнить конкретными сведениями, т. е. цифрами, датами и фактами (ЦДФ). Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, "договоренности с самим собой" следует непременно учитывать при планировании всех остальных дел.

9) Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).

"Утренний час дарит золотом нас". Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.

10) Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек "жаворонком" или "совой". В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

Автор: Лотар Зайверт

Найдите время для работы — это цена успеха.

Найдите время для раздумий — это источник силы.

Найдите время для игры — это секрет молодости.

Найдите время для чтения — это основа знания.

Найдите время для религии — это путь благочестия.

Найдите время для дружбы — это источник счастья.

Найдите время для любви — это священный дар жизни.

Найдите время для мечты — только так душа достигнет звезд.

Найдите время для смеха — он поможет вам справиться с трудностями жизни.

Найдите время для красоты — она есть повсюду.

Найдите время для здоровья — это единственное сокровище жизни.

Найдите время для планирования — это секрет того, как найти время на все предыдущие 11 дел.

Поль Брегг

Вам надоели непрекращающиеся ссоры с родственниками, вы несколько лет не были в отпуске и уже всерьез подумываете о том, чтобы разбить палатку на парковке возле офиса. Вы возвращаетесь с работы в таком состоянии, что нет сил приготовить даже яичницу, поэтому уже вторую неделю заказывается готовую еду на дом. После ужина вы чувствуете такую усталость, что подолгу лежите в кровати с открытыми глазами, думая о проблемах на работе... Ночью вы мучаетесь бессонницей (как обычно!), а на следующий день литрами поглощаете кофе, чтобы только не заснуть во время очередного собрания.
Знакомая ситуация? Между тем, такой образ жизни чрезвычайно вреден для вашего здоровья - как физического, так и душевного. Главный его недостаток - полное отсутствие какой бы то ни было личной жизни, которая бы позволила вам сбросить стресс. Но не будем о личной жизни. На досуге мы склонны предаваться всем возможным вредным привычкам, что только усугубляет полученный на работе стресс. Откажитесь от пиццы! Если вы не можете контролировать свою тревожность и негативные эмоции, еда должна быть вашим помощником и союзником, а не врагом! Итак, какие же продукты помогут быстро снять стресс и поднять настроение?

№ 10 - Миндаль


 

Оказывается, хрустящие миндальные орешки отлично снимают стресс: они богаты витамином B2 (рибофлавин), витамином E, магнием и цинком. Витамины группы B и магний участвуют в выработке серотонина - гормона, который помогает контролировать настроение и снимать стресс. Цинк также устраняет некоторые негативные последствия стресса, а витамин Е - антиоксидант, нейтрализующий свободные радикалы - главных «виновников» стресса и сердечных болезней. Впрочем, не стоит съедать много миндаля за раз - он очень жирный и калорийный. И хотя это полезный ненасыщенный жир, он все равно превращается в лишние килограммы. Так что осторожнее!

№ 9 - Рыба


 

Большинство видов рыбы содержат витамины группы В, и особенно витамины B6 и B12 - известные «борцы со стрессом». Более того, витамин В12 - это один из важнейших витаминов, участвующих в синтезе гормона эйфории - серотонина. Дефицит витамина В12 может даже привести к депрессии! Не ленитесь, приготовьте на завтрак салат или бутерброд с тунцом (и небольшим количеством майонеза). На обед подойдет приготовленный на гриле лосось или макрель со свежими зелеными овощами и рисом.

№ 8 - Брокколи


 

Еще один продукт, который буквально напичкан упомянутыми выше витаминами В группы. Кроме того, у брокколи есть еще одно весомое достоинство - она содержит фолиевую кислоту, которая также относится к витаминам В группы. Фолиевая кислота снимает стресс, тревожность, избавляет от паники и спасает от депрессии.
Брокколи станет превосходным гарниром к блюдам из мяса и птицы, ее можно добавить в рагу вместе с другими полезными овощами и говядиной или морепродуктами.

№ 7 - Рис или паста из цельнозерновой муки


 

Какое облегчение, что углеводы наконец реабилитированы и даже в моде! Наконец все поняли, что низкоуглеводные диеты - просто надувательство; углеводы повышают уровень серотонина, тем самым оказывая успокаивающее воздействие на психику. Хотя такой эффект дают все углеводы, диетологи все же рекомендуют особенно налегать на хлеб, рис и пасту из цельнозерновой муки. Простые углеводы - белый хлеб и выпечка - дадут лишь кратковременную эйфорию, которая быстро сменится упадком сил и настроения. Кроме того, не забывайте, что углеводы прочно "оседают" в организме в форме лишних граммов. Сложные углеводы (т.е. продукты из цельного зерна), наоборот, перевариваются медленнее, поэтому чувство насыщения - и удовлетворения - сохраняется на более длительное время. Немного коричневого риса или пасты из цельнозерновой муки - отличный гарнир к мясу или рыбе.

№ 6 - Суши


 

Помимо рыбы, о достоинствах которой говорилось выше, для приготовления ролов также используются морские водоросли, которые также имеют собственные антистрессовые свойства. Водоросли богаты магнием, пантотеновой кислотой (витамин В3) и витамином B2 (рибофлавин). Пантотеновая кислота очень важна для здоровья надпочечных желез, которые играют огромную роль в контролировании эмоций и стресса. В период стресса дефицит пантотеновой кислоты может привести к возникновению чувства необъяснимой тревоги и даже паники. Кроме того, в этом случае повышается восприимчивость к инфекциям, болезням и хронической усталости.

№ 5 - Молоко


 

Помимо уже известных нам витаминов B2 и B12, молоко также содержит антиоксиданты, помогающие нейтрализовать свободные радикалы, вызывающие стресс. Приготовьте на завтрак овсяные хлопья с обезжиренным молоком или просто выпейте стакан холодного молока - это поможет вам избежать искушения вредным шоколадным печеньем.

№ 4 - Мускатная дыня и творог


 

Мускатная дыня - прекрасный источник витамина С (он играет важнейшую роль в борьбе со стрессом и депрессией). Более того, хронический стресс истощает запасы витамина С в организме, поэтому очень важно регулярно пополнять эти запасы.


 

Творог богат витаминами B2 и B12, поэтому прекрасно дополнит мускусную дыню. Попробуйте приготовить закуску с использованием этих продуктов - с ее помощью вы на целый день избавитесь от ощущения страха и тревоги.

№ 3 - Говядина


 

Еще одна причина полакомиться старым добрым бифштексом - его несомненная польза для здоровья, в частности, душевного. Говядина богата железом, витаминами В группы и цинком. К сожалению, она также содержит вредные насыщенные жиры, повышающие риск развития сердечно-сосудистых и других заболеваний.

Но эту проблему можно решить. Старайтесь выбирать постную или нежирную говядину, например, филе.

№ 2 - Витаминизированные каши


 

Сегодня многие смеси и каши для завтрака содержат важные для здоровья витамины и минералы, поэтому далеко ходить не нужно - достаточно съесть порцию каши на завтрак, и вы обеспечены всеми необходимыми витаминами и клетчаткой на целый день.

№ 1- Голубика


 

Эти голубые ягодки - богатейший источник антиоксидантов и витамина С, мощнейших антистрессовых средств. Кроме того, голубика содержит минимум калорий, поэтому ее можно поглощать в любых количествах - на вашей фигуре это никак не отразится.

Голубика - это еще и источник клетчатки, которая помогает снимать судороги и спазмы, часто возникающие во время стресса. Лучше всего готовить голубику с творогом или есть просто так, как десерт.

Питание по дзен

Ну что, вы уже успокоились? Понятно, что питание играет далеко не последнюю роль в нашем самочувствии и самоощущении, в частности, способно как усугубить, так и снять стресс. Поэтому рекомендуем не только включить в ваши рацион перечисленные выше продукты, но и ограничить потребление следующих:
- Кофе и других напитков, содержащих кофеин; перейдите на черный чай - в нем кофеина на две трети меньше, чем в кофе.
- Жареных и жирных блюд и продуктов.
- Продуктов животного происхождения. Хотя некоторые из них и помогают снять стресс, следует помнить, что избыток белка повышает уровень гормонов допамина и норэпинефрина, которые и вызывают стресс.