Шпаргалка по Excel
Поскольку каждый из нас в той или иной степени работает с программой Excel, предлагаю несколько полезных советов, которые, возможно, кому-то облегчат жизнь :)
Спасибо всем моим коллегам – гидам/консультантам по работе с Excel.
"Клавиша F4"
Это очень полезная клавиша, которая помогает экономить время и избавляет от лишних телодвижений.
Например, в моей практике очень актуальна в работе функция вставки новой строки. Для этого, как известно, обычно надо проделать несколько действий, а именно:
1) установить курсор мыши на ячейку, расположенную ниже той, куда вы хотите добавить строку;
2) щелкнуть левой кнопкой мыши;
3) в появившемся окне выбрать "строку" и нажать ОК;
4) спуститься на следующую строку и т.д.
А если надо добавить 20 или, еще хуже, 100 строчек? Это же огромная потеря времени + нудная неэффективная работа.
Но этого можно избежать. Достаточно лишь один раз вставить строку и нажать клавишу F4 ровно столько раз, сколько вам необходимо строк.
И это относится практически ко всем операциям в Excel. Т.е. клавиша F4 повторяет за вами последнее проделанное действие, и это может быть не только вставка строки.
Этим способом можно выравнивать ячейки, изменять размер и т.д.
Итак, не нужно повторять команды многократно, достаточно лишь нажать на клавишу F4.
"Выбор из списка"
При вводе какого-либо текста Excel анализирует расположенные выше ячейки и, если подобное слово встречается выше, предлагает внести его без набора букв. Это очень удобно.
Но если имеются похожие слова, то приходится ввести большую их часть, прежде чем программа предложит вам нужное слово.
В подобных случаях необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по следующей ячейке и нажать на опцию "выбрать из раскрывающегося списка". И нужный вам текст будет занесён.
"CTRL+D "
Данное сочетание клавиш повторяет всё написанное в ячейке выше. Но казалось бы, а зачем нужны эти клавиши, если стоит вписать пару букв и Excel сам предложит вам слово, расположенное выше.
Прелесть же сочетания клавиш CTRL+D в том, что оно повторяет как числа, так и текст. И плюс к этому еще и форматирование.
Данное сочетание клавиш работает и при включенном Caps Lock, и при русской раскладке клавиатуры ( в этом случае будет CTRL+в).
"Невидимый апостроф"
Попробуйте ввести в Excel число 0005. Программа его не поймет и автоматически преобразует в 5. Ведь, действительно, числа 0005 в природе не существует.
Выйти из подобной ситуации можно, преобразовав формат ячейки из "общего" в "текстовый". Но есть способ быстрее и удобнее.
Необходимо перед числом поставить значок апострофа ( ‘ ). Да, именно того, который делит клавишу "Э" в английской раскладке клавиатуры.
Символ будет виден только в строке формул. В самой рабочей области и при печати его видно не будет.
" Горячие клавиши"
Существует огромное количество горячих клавиш.
Самые полезные:
F-8 - режим редактирования ячеек
F8+ALT - список макросов
CTRL+ пробел - выделить столбец
SHIFT+пробел - выделить строку
CTRL+END - переводит курсор на последнюю заполненную ячейку
CTRL+DOWN - переводит курсор на последнюю заполненную ячейку столбца
CTRL+UP - наоборот
SHIFT+F10 - вызов контекстного меню
CTRL+Page Down - переход с листа на лист.
SHIFT+F11 - создание нового листа.
"Ввод дробных чисел"
Пользуетесь ли вы вводом дробей?
Большинство пользователей считает, что Excel просто проклял эти дроби, отказываясь их вводить в другом формате ячеек, кроме «дробного».
В общем формате он переделывает их в дату, а в числовом - в результат деления числителя и знаменателя. А ведь дроби встречаются не так часто, что бы для них переводить формат ячеек в «дробный» сразу диапазон. Вот и приходится для каждой ячейки, где должна поселиться дробь, индивидуально менять формат ячеек.
Как заранее оповестить Excel о том, что сейчас в него будет введена дробь, даже при «стандартном» формате ячейки? Для этого перед вводом дроби впишите 0 (ноль), поставьте пробел и «вбивайте» дробь. После этого ноль исчезнет, а Excel перестанет переводить дробь в дату.
«Фотография ячеек»
В Excel есть функция аналогичная «Print Screen». Но в отличие от последней клавиши, которая фотографирует весь экран, у нашей любимой программы возможностей побольше.
Мы можем « сфотографировать» определенный участок листа или диаграмму в формате рисунка.
Делается это так. Сначала выделяется диапазон и, удерживая клавишу Shift, заходим в раздел меню «Правка». С меню произошли изменения!!! Там появилась новая команда «Копировать рисунок». Её-то и нужно нажать, а в появившемся окошке указываем «как на экране» и шлепаем «ОК».
Теперь фотографию ячеек можно вставлять в виде рисунка. И не только в Excel.
Насчет диаграмм почти всё также. Сначала активируем диаграмму и выбираем «копировать рисунок». После этого диаграмму можно вставлять как рисунок без всяких секторов и составных частей.
"Разбивка текста на несколько столбцов"
Необходимо разбить текст из одного столбца на несколько других. Например, сейчас в столбце «А» имеются фамилия, имя, отчество сотрудников фирмы. А нам крайне важно, что бы фамилия была в столбце «А», имя - в «В», а отчество - в «С».
Особенно часто такая необходимость появляется при конвертировании данных из других программ, когда все данные оказываются в одном столбце.
Операцию по расчленению столбца надо начать с того, что, выделив нужный столбец, пройти «данные» - «текст по столбцам…».
В появившемся окне укажите формат данных. Как правило, это «с разделителями», ведь наверняка между данными, которые вам нужно разделить, имеется пробел или знак препинания. Нажимаем далее.
На втором шаге выбираем, что именно находится между словами, обычно это пробел. Ставим галочку и жмем далее.
YES_Stars (www.liveinternet.ru/users/yes_stars)
