Trong số các hoạt động của đơn vị doanh nghiệp,
tổ chức sự kiện luôn đóng vai trò quan trọng bậc nhất. Ngoài ra muốn sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… HoaBinh Events là 1 trong các công ty bậc nhất về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo có hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động đảm bảo sẽ giúp cho công tác tổ chức sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết!
Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện là hoạt động rất phổ quát trong toàn bộ các lĩnh vực của đời sống
Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là: event management hoặc event organization, chính là thực hiện các phần của một sự kiện diễn ra từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Những sự kiện còn được tổ chức với mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của thương hiệu nhằm tăng doanh số bán hàng.
Vì sao doanh nghiệp cần phải tổ chức sự kiện?
Những mục đích chính của sự kiện thường là:
-
Tương trợ truyền thông, và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và nhãn hàng đơn vị, giúp cải thiện và đổi thay nhận thức của công chúng.
-
Bên cạnh đó, sự kiện còn hỗ trợ bán hàng, triển khai những chính sách kênh cung cấp và truyền bá trực tiếp sản phẩm, nhà sản xuất và nhãn hiệu tổ chức
Hình ảnh sự kiện triển lãm
Những loại hình sự kiện phổ biến
Ở các nước lớn, tổ chức sự kiện được xem như 1 ngành nghề, một nghề đặc trưng. Do vậy sẽ có độ “bao phủ” rộng lớn gồm phổ thông như:
-
Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến ngành kinh doanh
-
Corporate events: Là những sự kiện liên quan đến công ty, doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày xây dựng thương hiệu, hội thảo, hội nghị,…
-
Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
-
Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
-
Trade fairs: Là việc tổ chức những hội chợ thương nghiệp
-
Entertainment events: các sự kiện có tính chất giải trí
-
Concerts/live performances: những buổi trình diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
-
Festive events: Lễ hội truyền thống, lễ hội thường niên, liên hoan, Festive,…
-
Government events: Là những sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
-
Meetings: Là những buổi gặp gỡ bàn thảo, gặp mặt giao lưu, hội họp, hội thảo,…
-
Seminars: Là những buổi hội thảo học thuật chuyên đề
-
Workshops: Bán hàng
-
Conferences: Là các buổi Hội thảo
-
Conventions: Là các buổi Hội nghị
-
Social and cultural events: những sự kiện về văn hoá, phố hội
-
Sporting events: những sự kiện trong ngành nghề thể thao
-
Marketing events: những sự kiện liên quan tới marketing
-
Promotional events: những sự kiện thúc đẩy thương mại
-
Brand and product launches: các sự kiện liên quan tới nhãn hàng, sản phẩm…
Quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo thành công
Thực hành theo thứ tự 1 phương pháp chặt chẽ
Công việc khai triển sự kiện cần được lên kế hoạch cẩn thận và thực hành theo quy trình tổ chức chặt chẽ. có như vậy sự kiện mới diễn ra 1 cách thành công và tránh được những rủi ro đột xuất, không may có thể xảy ra gây thất bại nặng cho sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm những công tác nào?
Thiết lập tiêu chí cho sự kiện
lúc nhắc tới thứ tự công ty 1 sự kiện, bước trước tiên cần phải chú ý chính là thiết lập những mục tiêu. lúc đã nắm được cốt lõi vấn đề và đích đến cần đạt được bằng những mục tiêu rõ rang thì các bước sau đấy sẽ càng trở thành tiện lợi hơn.
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
với sự kiện, đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố trước hết và quan trọng khẳng định thành công của sự kiện. đặc biệt, người điều hành sự kiện sở hữu nhiệm vụ phân bổ và điều phối hồ hết các hoạt động trong sự kiện cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng.
Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện
thủ tục và tính chất sự kiện, cần xác định thời kì thích hợp, chú ý Đánh giá các ngày lễ theo luật định và tôn giáo; kiểm tra ngày tháng sở hữu các người tham dự chính đồng thời phải tiến hành khảo sát không gian tổ chức sự kiện để lựa chọn vị trí thích hợp nhất đảm bảo về cả mỹ quan và thời gian di chuyển.
Lựa chọn chủ đề
1 chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi trội hơn cả. yêu cầu đặt ra mang đội đơn vị sự kiện là cần tập trung sáng tạo tên sự kiện, đấy sẽ là một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để bộc lộ sự kiện. Tiếp ấy ngoài mặt logo và hệ thống nhận biết nếu như cần thiết.
Lập kế hoạch khái quát cho sự kiện
Bước kế hoạch khái quát đóng vai trò là một trong các bước quan yếu nhất. Bằng những thông báo đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước đấy để làm bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Hãy chú ý tất cả những khoảng thời gian trước trong và sau sự kiện đều ko được bỏ sót.
Thiết lập ngân sách cho sự kiện
Thiết lập ngân sách là vô cùng khó, bởi vậy việc này cần phải được dự trù hoạch toán gần như cho toàn bộ các hạng mục chính trong kế hoạch. đặc biệt cần lưu ý thêm tất cả những khoản phí nảy sinh như di chuyển, chỗ ở cho các khách mời đặc biệt…
Xin tài trợ
Xin tài trợ cho sự kiện là 1 trong các khâu quan yếu trong thứ tự khai triển sự kiện. khi chuẩn bị xin tài trợ bạn ko nên lao ngay vào việc gửi email, gọi điện thoại hay xin họp mặt một phương pháp dập dồn. Hãy đặt lại các câu hỏi như:
"Hình ảnh của công ty tôi đang đại diện là gì?"
"Đối tác của tôi là ai?"
"Tôi cần biết những gì về họ?"
"Mục đích chính của tôi là gì?"
khi nắm được các thắc mắc này thì phần việc còn lại sẽ thuần tuý hơn rất nhiều, nó giúp bạn đi đúng trọng tâm và gây ấn tượng tốt với đối tác. Đừng quên miêu tả rõ ràng những công tác mà mình sẽ cộng khắc phục với đối tác. Hãy cho họ thấy sự chủ động và hết dạ của bạn. tuy nhiên, nếu như chỉ có vậy thì chưa đủ để xin tài trợ thành công, do đó HoaBinh Events sẽ "mách" bạn một số tips nhỏ để cuộc thương lượng trở thành thuận tiện hơn.
Nguyên tắc trước hết bạn cần biểu thị cho đối tác của mình chính là "win - win", bạn cần cho đối tác thấy việc cộng tác mang bạn đem lại cho họ các ích lợi thiết thực nào. chắc chắn ko ai lại bỏ qua 1 cơ hội thấp dành cho mình. Tiếp theo, khi tiếp cận đối tác, sự rõ ràng trong quan niệm và biểu hiện hiểu biết của mình có họ sẽ là một điểm mạnh to. Việc đấy chứng tỏ bạn là 1 người nghiêm trang trong công tác và với thái độ chuyên nghiệp.
Chú ý nguyên tắc "win - win" có đối tác
Trong khoảng các gì bạn miêu tả đối tác sẽ với Đánh giá tiêu cực hoặc hăng hái hơn về công ty mà bạn đang đại diện. lúc gửi thư, email cho đối tác phải luôn nhớ rằng hình thức là điều quan yếu không kém gì nội dung. Bạn cần đảm bảo mọi thứ thật chuẩn chỉnh trước lúc gửi nó đến đối tác. Còn đối sở hữu các cuộc gặp mặt trực tiếp, những lưu ý bạn ko nên bỏ qua HoaBinh Events cũng đã nêu rõ ở trên. Bạn hãy giữ cho mình thái độ tự tín, hết lòng và đừng quên diễn tả rõ ràng ý muốn của mình cũng như "show" rõ được lợi ích của đối tác lúc cộng hợp tác mang bạn. Nắm được các điều này, kiên cố việc xin tài trợ cho sự kiện của bạn không còn là điều gì quá phức tạp nữa.
Truyền thông cho sự kiện
truyền bá được xem là bước không thể bỏ qua trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiện hay hội nghị nào. Hãy bắt đầu truyền bá trực tuyến trong khoảng chính các kênh online của bạn như website, email hoặc những kênh mạng phường hội. Sau đấy bạn cần lên kế hoạch cho các PR trả phí để mở rộng việc quảng bá của mình song song khuyến khích khách hàng tham dự.
Sau sự kiện. Cần gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện cũng như có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền vận chuyển các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.
Tìm hiểu, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Việc Nhận định hiệu quả của sự kiện, đơn vị cần dựa trên những KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban sơ. Sau ấy dựa trên các kết quả thực tế trong khoảng sự kiện để tiến hành so sánh cùng lúc tổng hợp có toàn đội để nhận xét và cộng rút kinh nghiệm.
Tại sao đơn vị nên chọn lựa các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
không ít doanh nghiệp mang suy nghĩ muốn tự mình khai triển sự kiện để tiết kiệm chi phí công ty. bên cạnh đó, nghĩ suy này ko xác thực hoàn toàn. Dưới đây là những lí do tổ chức nên thuê các tổ chức tổ chức sự kiện:
Đảm bảo về chất lượng sự kiện
thực tại cho thấy, các rủi to trong quá trình thực hành là điều rất dễ gặp có các tổ chức chưa có kinh nghiệm công ty. bởi vậy, mang các sự kiện lớn đòi hỏi độ xác thực, những doanh nghiệp nên thuê tổ chức đơn vị sự kiện chuyên nghiệp. Họ là những người sở hữu nghiệp vụ chuyên môn cũng như kinh nghiệm sẽ giúp bạn trong khoảng A tới Z như việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, quản lý sự kiện… Tại đơn vị doanh nghiệp sự kiện chuyên nghiệp, quy trình đã được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, viên chức sự kiện chuyên nghiệp. Nhờ vậy sự kiện luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch.
Tối ưu giá tiền và thời gian
lúc cộng tác sở hữu các đơn vị chuyện nghiệp, các công ty sẽ được cung ứng giá tiền dịch vụ ưu đãu bởi những công ty doanh nghiệp sự kiện luôn sở hữu những đối tác thân thuộc trong ngành nghề. không những thế, họ cũng mang số đông kho thiết bị sự kiện và nhân sự chuyên môn. tuy nhiên, lúc thuê tổ chức doanh nghiệp sự kiện giỏi và uy tín, những tổ chức sẽ không hề bỏ ra quá phổ biến thời kì để chuẩn bị cho sự kiện. các tổ chức chỉ cần đưa ra đề xuất và ý tưởng thiết yếu cho sự kiện, công tác còn lại, các tổ chức tổ chức sự kiện sẽ thực hiện theo đúng đề nghị.
quảng cáo hình ảnh
cộng tác với những công ty tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp của bạn PR hình ảnh trên các phương tiện truyền thông, thị trấn hội vì họ mang sẵn các mối quan hệ sâu rộng trong ngành nghề truyền thông.
HoaBinh Events – dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất
Lực lượng nhân sự HoaBinh Events
HoaBinh Events kiêu hãnh là 1 trong các công ty bậc nhất hoạt động về ngành đơn vị sự kiện, hội nghị, hội thảo. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện to nhỏ mỗi năm. ko chỉ nhứng sự kiện Nhà nước như lễ kỷ niệm ra đời, lễ trao tặng danh hiệu… mà chúng tôi còn đơn vị các sự kiện đơn vị như Lễ khởi công động thổ, mở bán bất động sản, sự kiện ra mắt sản phẩm …
Với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và tp HCM, HoaBinh Events tự tín là một tổ chức agency luôn sẵn sàng đáp ứng rẻ nhu cầu thuê nhà cung cấp tổ chức sự kiện giỏi ở Việt Nam bằng chính các dịch vụ và hàng ngũ nhân sự tận tình, nhiều năm kinh nghiệm chuyên môn.
HoaBinh Events sản xuất các nhà sản xuất trọn gói bao gồm:
-
Lên ý tưởng kịch bản chương trình
-
Xin giấy phép công ty
-
Địa điểm tổ chức
-
Trang thiết bị
-
Nhân sự chuyên dụng
-
Truyền thông, quảng cáo
-
…
Một thế mạnh trong nhà cung cấp tổ chức sự kiện ở HoaBinh Events chính là hệ thống trang thiết bị được chuẩn bị đáng kể cả về số lượng và chất lượng với các model mới và hiện đại bậc nhất. một điều mà chẳng hề doanh nghiệp sự kiện nào cũng có. vì thế, người mua tiết kiệm được kha tương đối tầm giá lúc tiêu dùng dịch vụ của HoaBinh Events bởi hệ thống trang bị có sẵn chứ chẳng hề đi thuê lại qua 1 bên trung gian khác.
đó là các lí do giúp HoaBinh Events nhận được sự tín nhiệm của phổ biến của cơ quan ban ngành như Bộ Y Tế, Bộ Giáo Dục, Bộ giao thông vận tải…và những doanh nghiệp trong và ngoài nước như: Antao, Unicity, Gcoop, FLC, Brother, Habeco…
Khi quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ HoaBinh Events theo Hotline – 0913 311 911 để được tư vấn chi tiết cụ thể và tương trợ trọn gói!
